MW Spedition

Firma spedycyjna z wieloletnim doświadczeniem, która zajmuje się
 transportem towarów w Polsce, Niemczech, Belgii, Francji, Austrii, Holandii i Szwajcarii. Firma posiada dużą bazę zleceniodawców i przewoźników, a jej charakter pracy polega na płynnym zorganizowaniu  transportu i przetwarzaniu dużej ilości danych zawartych w specyficznej dokumentacji branżowej oraz księgowej. 

Wyzwania

Rynek transportowy stawia przed spedytorami coraz większe wymagania. Liczy się precyzja, płynność pracy i elastyczność związana z dopasowaniem usług do potrzeb rynku. Ze względu na działalność na wielu rynkach polskim i zagranicznym procedury w obrębie poszczególnych zleceń mogą się znacznie różnić. Wynika to z umów wewnętrznych, krajowych, wewnątrzwspólnotowych czy eksportowo importowych. Firma przygotowuje wiele wariantów ofert wyliczanych w oparciu o zmienne kursy walut, co sprawia, że kontrola marży na zleceniach to spore wyzwanie. 

Również ogromne znaczenie ma sprawna wymiana informacji między oddziałami i pracownikami, co wpływa na efektywność i wydajność pracy. Tak więc najważniejsze wyzwania jakie firma musi realizować to: 

  • ewidencja zleceń, 
  • zbieranie danych o kontrahentach (zleceniodawcach) i przewoźnikach i tworzenie bazy danych, 
  • prowadzenie księgowości z automatyczną aktualizacją kursu Euro oraz zbiorcze wysyłanie przelewów, 
  • automatyczne przygotowanie korespondencji zbiorczej płynna komunikacja pomiędzy pracownikami i oddziałami.

Rozwiązanie

Na podstawie przedstawionej charakterystyki branży oraz wskazanych przez firmę wyzwań i problemów, przygotowaliśmy dla niej indywidualne rozwiązania.

Pierwszy etap zmian obejmował utworzenie modułów do prowadzenia dokumentów księgowych (faktur, dokumentów kosztowych i not obciążeniowych). Dodatkowo podłączyliśmy system z bankiem do pobierania aktualnego kursu NBP i stworzyliśmy oddzielny moduł dla korekt dokumentów księgowych. Tworzenie modułu obejmowało wszystkie dokumenty przygotowywane do druku i wysyłki danego dnia. Na tym etapie zaproponowaliśmy również łączenie zleceniodawców, czyli osób które potrzebują przetransportować jakieś towar z przewoźnikami. 


Kolejnym krokiem była personalizacja CRM obejmująca: 

Tworzenie paczek przelewów dla przyspieszenia i usprawnienia pracy księgowości. Klient chciał w szybki sposób, za pomocą jednego kliknięcia wybrać kilka faktur i wygenerować gotową paczkę do załadowania i wysłania do banku. 

∙ Zaprojektowanie modułu, który pozwoli stworzyć zlecenie zawierające wielu punktów trasy, wygenerowanie szablonu tego zlecenia oraz dodanie warunków. 

∙ Możliwość sprawdzenia kredytu kupieckiego. 

∙ Integracja CRM z mailem. Dzięki temu generowanie i wysyłka faktur, dokumentów kosztowych oraz not obciążeniowych można dokonać od razu ze zlecenia za pomocą jednego przycisku. 

∙ Stworzenie funkcjonalności rozliczającej kompensaty. 

∙ Tworzenie plików xsl, które importują się do banku. 

∙ Widget (dodatek) w CRM, który rozlicza przelewy (od najstarszej faktury).


W następnym etapie dzięki wykorzystaniu funkcji Creator oraz CRM utworzyliśmy dla firmy aplikację do wyszukiwania przewoźników, która ma umożliwić szybkie wyszukiwanie dostępnych przewoźników na podstawie trasy i daty. Posiada także opcję wysłania ofert do przewoźników. Do CRM dodana została także funkcja, która zamienia kwotę liczbową na słowną oraz generator plików z przelewami.

Efekty wdrożenia i korzyści

Wprowadzone rozwiązania przyniosły firmie wiele korzyści i zautomatyzowały kluczowe procesy dotyczące organizacji dokumentacji i komunikacji z przewoźnikami. 

  • Zwiększenie efektywności prac, zarówno w zespołach zajmujących się dokumentacja biurową i księgową jak i w relacjach klient- przewoźnik. Łatwy w obsłudze CRM, który zautomatyzował wiele procesów dotyczących generowania i wysyłki dokumentów.
  • Automatyzacja w przeliczaniu dokumentów walutowych po aktualnym kursie.
  • Wszystkie dane w jednym miejscu, co pomaga w organizacji kontaktów, gwarantuje aktualność danych, sprawną wymianę informacji czy planowanie korespondencji.
  • Lepsza wydajność i płynność pracy przewoźników.

Narzędzia

  • CRM
  • Creator
  • Email

"Program działa, ale nie obyło się bez niedociągnięć. Mogę zdecydowanie polecić jeśli od początku do końca jedna ekipa będzie się zajmować projektem i na początku zostaną przedstawione ograniczenia też jakie ma Zoho"

Tomasz Job

Asystent Dyrektora Generalnego

Stwórzmy razem Twoją własną historie sukcesu 

Umów się na konsultację
Dodaj do koszyka
- Błąd dodania do koszyka. Spróbuj później.
Ilość zmieniona
- Wystąpił błąd. Spróbuj później.
Skasowany z koszyka
- Nie można usunąć produktu z koszyka. Spróbuj za chwilę.