Zoho dla przedsiębiorstw

Opróćz planów darmowych, Zoho Sign posiada także plan Enterprise, obejmujący funkcje premium. Pomagają one tworzyć niestandardowe przepływy pracy podpisów cyfrowych wielokrotnego użytku dla dużej liczby dokumentów w różnych scenariuszach. Zwiększa to ogólną wydajność i produktywność pracowników, a jednocześnie zapewnia większe bezpieczeństwo i taką samą pewność prawną, jak dokumenty podpisane fizycznie.

Jakie możliwości otwierają funkcje premium?

Szablony

Zoho Sign umożliwia użytkownikom tworzenie szablonów dokumentów i przepływów pracy wielokrotnego użytku dla powtarzających się dokumentów. Na przykład pośrednik w obrocie nieruchomościami może stworzyć szablon umowy o wystawianie nieruchomości do regularnego użytku, zamiast każdorazowo przygotowywać dokument od nowa.

Osobisty podpis 

Funkcja podpisu osobistego w Zoho Sign umożliwia użytkownikom korporacyjnym osobiste zbieranie podpisów cyfrowych.

Przykładowo: jeśli kierownictwo musi zbierać podpisy od partnerów podczas spotkania biznesowego, może skorzystać z funkcji podpisu osobistego, aby zorganizować sesję podpisu cyfrowego w czasie rzeczywistym.

Wysyłanie zbiorcze 

Funkcja masowego wysyłania umożliwia użytkownikom wysyłanie jednego lub więcej dokumentów do maksymalnie 300 sygnatariuszy jednocześnie. Użytkownicy Zoho Sign mogą również wstępnie wypełnić zapisane dane odbiorców przed masowym wysyłaniem dokumentów.

Na przykład specjalista ds. HR, który musi wysłać zaktualizowany dokument zasad do wszystkich pracowników w swojej organizacji, może skorzystać z funkcji wysyłania zbiorczego w celu zebrania ich podpisów za jednym razem.

Podpis zbiorczy 

Ulepszenie podpisywania zbiorczego umożliwia użytkownikom automatyczne wypełnianie i podpisywanie wielu dokumentów jednocześnie. Aby sygnatariusze mogli korzystać z tej funkcji, dokumenty muszą zostać wysłane za pośrednictwem Zoho Sign przez innego członka organizacji i muszą zawierać identyczne lub podobne pola. 

Na przykład, jeśli kierownik zmiany musi podpisać kilka kart czasu pracy na koniec tygodnia, może skorzystać z funkcji podpisywania zbiorczego, aby podpisać je wszystkie jednocześnie.

Podpisz formularze 

Dzięki SignForms użytkownicy mogą zbierać podpisy za pomocą samoobsługowego formularza lub bezpiecznego łącza publicznego, które można udostępniać i osadzać w aplikacjach i witrynach internetowych innych firm.

Na przykład, gdy Twoja firma organizuje wydarzenie, możesz utworzyć formularz rejestracyjny SignForm i osadzić jego adres URL na swojej stronie internetowej. Ułatwia to uczestnikom rejestrację i podpisywanie wszelkich powiązanych dokumentów.

Udostępnianie dokumentów i szablonów

Ta funkcja umożliwia administratorom udostępnianie dokumentów i szablonów w całej organizacji . Prowadzi to do ulepszonej współpracy i zapewnia segmentowany dostęp do dokumentów i danych między działami i zespołami.

Automatyczna kopia zapasowa w chmurze 

Funkcja daje użytkownikom możliwość automatycznego tworzenia kopii zapasowych podpisanych dokumentów i certyfikatów ich ukończenia do wybranego przez nich zintegrowanego dostawcy pamięci w chmurze. W ten sposób przedsiębiorstwa przechowują kolejną kopię podpisanych dokumentów w celu lepszej ochrony i dostępności. Zoho Sign integruje się z różnymi dostawcami pamięci: takimi jak Zoho WorkDrive, Dropbox, Box, Dysk Google i OneDrive.

Zaawansowane integracje z aplikacjami firm trzecich

Administratorzy przedsiębiorstw mogą integrować Zoho Sign z różnymi popularnymi ekosystemami innych firm, takimi jak Microsoft 365 i Google Workspace. Dzięki temu można importować swoich użytkowników i łączyć Zoho Sign z innymi popularnymi usługami, takimi jak Microsoft Teams, Outlook, Gmail, Zapier, HubSpot i Pipedrive. W rezultacie przedsiębiorstwa mogą zautomatyzować swoje przepływy pracy i osiągnąć efektywność operacyjną.

Regionalny, zewnętrzny certyfikat podpisu cyfrowego i dostawców usług zaufania

Zoho Sign integruje się z regionalnymi certyfikatami podpisu cyfrowego i dostawcami usług zaufania, takimi jak eMudhra i Aadhaar eSign w Indiach , Sign with Singpass w Singapurze i TrustFactory w RPA. Dokumenty podpisane za pomocą tych DSC zapewniają wyższy stopień zgodności z lokalnymi przepisami i są prawnie uznawane przez odpowiednie rządy.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne za pośrednictwem Uanataca, EU eID i InfoCert 

Kwalifikowane podpisy elektroniczne (QES) są wspierane przez certyfikaty podpisów cyfrowych wydawane przez akredytowanych dostawców usług zaufania kwalifikowanych (QTSP) w UE zgodnie z rozporządzeniem eIDAS (UE 910/2014). Są jedynym rodzajem podpisu cyfrowego, który ma taką samą skuteczność prawną jak podpisy ręczne w UE. Zoho Sign współpracuje z kwalifikowanymi dostawcami usług zaufania, takimi jak Uanataca i InfoCert, aby oferować usługi QES użytkownikom korporacyjnym, a także zapewniać QES poprzez weryfikację eID wszystkim sygnatariuszom w regionie.

Znacznik czasu zaufanego dokumentu

Zoho Sign oferuje zaufane znaczniki czasu dokumentów poprzez integrację z: GlobalSign, SEIKO i Uanataca. Znaczniki czasu zapewniają dodatkową warstwę bezpieczeństwa w celu ustalenia integralności dokumentu i pomagają zachować ważność podpisu. Działają jako dowód istnienia dokumentu w oryginalnej formie w momencie podpisywania, jednocześnie rejestrując intencje i zgodę osoby podpisującej. Sprawiają, że dokumenty są odporne na manipulacje, zapobiegając przyszłym modyfikacjom i chroniąc je przed fałszerstwem.

Znacznik czasu oparty na Blockchain 

Znacznik czasu Blockchain przechwytuje zdarzenie składania podpisów w łańcuchu bloków Bitcoin, poprzez dodanie skrótu podpisanego dokumentu w bloku transakcji. Transakcja może służyć do sprawdzenia, czy dokument istniał w oryginalnym stanie w momencie podpisywania, ponieważ rejestruje czas zdarzenia, co bezsprzecznie dowodzi jego istnienia. Dzięki znacznikom czasu opartym na łańcuchu blokowym Zoho Sign oferuje dodatkową miarę weryfikacji integralności dokumentów i publicznie ustala odpowiedzialność osoby podpisującej.

Usprawnienie procesu podpisywania za pomocą Zoho Sign

Fizyczna dokumentacja ma różne wady, które zmniejszają produktywność. Wiąże się to również z dużymi kosztami operacyjnymi i nie zapewnia odpowiedniego bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, które mają do czynienia z dużymi ilościami dokumentów. Przechodząc na podpisy elektroniczne za pomocą Zoho Sign, przedsiębiorstwa mogą wykorzystać różne funkcje, aby usprawnić przepływy pracy, osiągnąć krótszy czas realizacji, działać z większym bezpieczeństwem i zaoferować lepszą obsługę swoim pracownikom, współpracownikom biznesowym i klientom.

Nie czekaj, pobierz i BEZPŁATNIE przetestuj Zoho Sign!