2. Dokładne dopasowywanie i dołączanie zbiorów danych 

Twoje dane CRM pochodzą z formularzy internetowych, danych zbieranych offline, danych innych firm i nie tylko.

Zoho DataPrep pomoże Ci połączyć wszystkie te dane w jeden zestaw danych, gotowy do synchronizacji z Zoho CRM. Pamiętaj jednak, że scalanie zbiorów danych to wciąż pierwszy krok. Musisz zastosować transformacje i zapewnić standaryzację przed eksportem do CRM.

3. Postępowanie z błędnymi wpisami: poprawienie wartości lub usunięcie zapisu

Nieprawidłowe wpisy w rekordach CRM można traktować na dwa sposoby: albo korygować wpis, albo usuwać rekordy, aby nie powodowały później problemów.

Scenariusz 1: Ratowanie nieprawidłowych wpisów za pomocą transformacji

Rozważmy przykład połączenia dwóch zestawów danych dotyczących sprzedaży — formularza internetowego do pozyskiwania potencjalnych klientów i bazy danych zdarzeń marketingowych. Chociaż obie bazy danych przechwytują podobnych potencjalnych klientów, sposób ich rejestrowania jest różny: baza danych zdarzeń może zapisywać dane klientów jako wpisy tekstowe, takie jak „Przekonwertowano” lub „Nie przekonwertowano”. Podobne dane z formularzy internetowych mogą być oznaczane: „Prawda” lub „Fałsz”.

Kiedy rekordy są łączone, dane — choć kontekstowo oznaczają to samo — stają się nieważne. W takim scenariuszu administratorzy CRM mogą przeanalizować, dlaczego dane są nieprawidłowe, i użyć prostej transformacji Znajdź i zamień , aby zmienić wszystkie wystąpienia „Nie przekonwertowano” na „Fałsz”.

Scenariusz 2: Gdzie usuwanie ma sens

Są też sytuacje, w których firma nie może odzyskać swoich nieprawidłowych danych. Po zaimportowaniu bazy danych do Zoho DataPrep, użytkownicy mogą skorzystać z funkcji wyszukiwania i filtrowania oraz wybrać opcję „filtruj wiersze z nieprawidłowymi wartościami”, aby dokładnie zbadać nieprawidłowe wpisy.

Czasem wpisy w bazie danych zawierają "bełkotliwy tekst" zamiast danych dotyczących sprzedaży. W takim scenariuszu najlepiej usunąć dane. Pozostawienie ich będzie miało negatywny wpływ na dalsze procesy, takie jak analiza danych sprzedaży i prognozowanie.

4. Z łatwością standaryzuj wpisy

Trudno jest uchwycić spójne, ustandaryzowane wpisy w formularzach kontaktowych. Na przykład różne osoby mogą wprowadzić lokalizację na różne sposoby: „Stany Zjednoczone”, „Stany Zjednoczone Ameryki”, „USA” itp.

Zoho DataPrep pomoże zidentyfikować różne wersje Twoich danych i ustandaryzować je do wersji używanej przez Twoją firmę. Na przykład, jeśli wolisz mieć standardowy „USA” do oznaczenia kraju, to funkcja Cluster & Merge zastąpi min wystąpienia „Stany Zjednoczone” i „Stany Zjednoczone Ameryki”.

Zabezpieczenia podczas obsługi strumienia danych

Zoho DataPrep to narzędzie, które umożliwia użytkownikom nietechnicznym łatwe przetwarzanie danych.

Mamy zabezpieczenia, aby bez obaw przeprowadzić proces przygotowania danych dotyczących sprzedaży:

• Szczegółowa kontrola sposobu wykonywania synchronizacji danych
• Korzystanie z dopasowania docelowego w celu zapobiegania błędom
• Możliwość wycofania synchronizacji w przypadku częściowego niepowodzenia eksportu

W momencie eksportu do Zoho CRM użytkownicy mogą wybrać jedną z trzech opcji: dodać tylko nowe rekordy, tylko zaktualizować istniejące rekordy lub jednocześnie dodać i zaktualizować rekordy.

Administratorzy CRM mogą również kontekstowo określić sposób eksportowania rekordów.

Na przykład, jeśli zaimportowałeś rekordy z modułu Leads w celu deduplikacji i oczyszczenia i eksportujesz je z powrotem do tego samego modułu CRM, możesz zaktualizować istniejące rekordy, mając jednocześnie opcję usunięcia zduplikowanych rekordów.

Zoho DataPrep sygnalizuje również przejrzenie rekordów oznaczonych do usunięcia.

        

Dopasowanie docelowe, aby zapobiec błędom

Zoho Dataprep posiada również funkcję dopasowania docelowego, która pomaga użytkownikom upewnić się, że schemat ich przygotowanych danych jest zgodny z modułem CRM, do którego wykonywany jest eksport.

Po uruchomieniu funkcja ostrzega użytkowników, o błędach, takich jak niezgodność kolumn, błąd typu danych i błędy formatu danych. 

Wycofanie w przypadku błędów 

Są też sytuacje, w których eksport może się częściowo nie powieść. Może się to zdarzyć z przyczyn zewnętrznych, takich jak problemy z siecią — lub możesz chcieć cofnąć eksport, aby ponownie poprawić proces przygotowywania danych.

W takich przypadkach masz możliwość wycofania eksportu i przywrócenia rekordów do poprzedniego stanu.

Mamy nadzieję, że najnowsza aktualizacja okaże się przydatna. Możesz skontaktować się z nami, jeśli masz pytania lub chcesz otrzymać spersonalizowane demo apikacji.