Jak zarządzać przepływem pracy?
3 powody, dla których warto to robić.
Czy w pracy Twojego zespołu są takie zadania, które do znużenia się powtarzają i wywołują niechęć teamu? A na pytanie: czy jest jakiś ochotnik do tego zadania, zapada głucha cisza? Jeśli takie sytuacje nie są Ci obce, może warto zastanowić się jak takie zadania usprawnić i nadać im atrakcyjniejszą formę. Właśnie to obejmuje zarządzanie przepływem pracy. To nic innego jak koordynacja zadań dla dowolnego celu biznesowego: od zgłoszeń pomocy technicznej po realizację projektów wielofunkcyjnych. Sukces tkwi w odpowiedniej optymalizacji kroków. Dlaczego każdy projekt tego potrzebuje? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.
Wykonaj audyt i utrzymuj optymalny przepływ pracy.
Jednym z pierwszych kroków do osiągnięcia lepszych przepływów pracy jest wiedza o tym, co się dzieje. W tym celu przeprowadza się audyt. Oznacza to zbadanie przepływu pracy, aby znaleźć jego słabe punkty i znaleźć rozwiązania. Audyt można przeprowadzić w pięciu krokach:
- Zaplanuj każdy etap przepływu pracy: Zadaj sobie pytania: Jak zadanie przechodzi z punktu A do punktu B? Jak współdziała z innymi zadaniami? Kto jest zaangażowany w każdy krok?
- Szukaj chokepointów: to takie miejsca lub momenty w przepływie pracy, które powodują zator lub dostarczają problemów. Może jakiś konkretny współpracownik jest przytłoczony obowiązkami lub narzędzie, które nie działa tak, jak powinno.
- Znajdź ulepszenia: Na tym etapie wiesz już jakie są problemy z przepływem pracy w twoim teamie. Wtedy próbujesz wymyślić sposoby ich naprawienia, takie jak rozłożenie zadań na kilka osób lub pozbycie się narzędzia, które nie robi tego, co powinno.
- Wdrażaj swoją strategię: Po ustaleniu ścieżki pracy, czas na wdrożenie opracowanych zmian.
- Przejrzyj wyniki: Audyt przepływu pracy nie kończy się, po wprowadzeniu kilku zmian. Aby upewnić się, że te zmiany były skuteczne, dobrze jest regularnie (cyklicznie) sprawdzać, jak przebiegają zadania.
Zarządzanie przepływem pracy oznacza proaktywne podejście do pracy. Dzięki audytowi dowiesz się, gdzie znajdują się problemy.
Lepsze przepływy pracy oznaczają lepszą i równą pracę zespołów.
Utrzymywanie równej pracy zespołów ma kluczowe znaczenie, a ewentualnie niedopasowania mogą bezpośrednio wpływać na wyniki finansowe. Dzięki zarządzaniu przepływem pracy możesz wprowadzić praktyki, które promują równy styl pracy i nie utrudniają jej. Możesz ustawić wytyczne, aby zespoły wiedziały, kiedy muszą się ze sobą komunikować. Możesz wyznaczyć zespół do rozwiązywania określonych problemów pomiędzy zespołami. Istnieją dziesiątki taktyk, technik i najlepszych praktyk służących poprawie wyrównania pracy między zespołami. Jednak zarządzanie przepływem pracy to sposób, gdzie wszystko się łączy.
A co jeśli nie każdy pracuje w tym samym narzędziu?
Obecny rynek daje ogromny wybór narzędzi, które ułatwiają naszą codzienna pracę. Ile osób i zespołów, każdy ma swoje ulubione. Zwłaszcza Klienci oczekują, że będziesz pracować z narzędziami, których oni używają dla własnej wygody. Niezależnie od scenariusza, zarządzanie przepływem pracy wymaga rozwiązania trudnego tematu wyboru właściwych narzędzi.
Aby zapobiec niedomówieniom i chaosowi podczas współpracy powstało takie narzędzie jak Unito . To rozwiązanie do zarządzania przepływem pracy z zaawansowaną integracją niektórych z najpopularniejszych na świecie narzędzi do zarządzania projektami. Możesz zintegrować te narzędzia z Zoho Projects i wykonywać wszystko na swojej ulubionej platformie. Dzięki funkcji synchronizacji dwukierunkowej nie musisz poświęcać więcej niż kilka minut na synchronizację wszystkich ważnych danych. Zadania Zoho Projects można łatwo integrować z Jira, GitHub, kartami Trello, czy Zendesk. W ten sposób możesz współpracować z kimkolwiek i utrzymywać równą pracę zespołów, bez względu na to, gdzie i na czym pracują.
Uzyskaj lepsze raportowanie projektów, zoptymalizuj przepływy pracy, utrzymuj zgodność zespołów i rób więcej dzięki Unito for Zoho Projects .
Unito dla Zoho Projects.
Pracuj mądrzej, dodając nowe możliwości do projektów Zoho dzięki rozwiązaniom biznesowym z Zoho Marketplace.
Przeglądaj Zoho Marketplace >
