firma FMCG - produkcja i dystrybucja kosmetyków - wdrożenie CRM

Opis wdrożenia

Sytuacja biznesowa

Firma kosmetyczna. Oferuje swoje produkty w systemie sprzedaży bezpośredniej. Dynamiczny rozwój organizacji oraz wzrost liczby klientów oraz przedstawicieli firmy wymusił konieczność wprowadzenia nowoczesnego systemu zarządzania informacjami zwłaszcza w obszarze sprzedaży produktów i usług. Wdrożenie nowego systemu miało poprawić przede wszystkim obsługę funkcji sprzedażowych.

Rozwiązanie

Spośród dostępnych na rynku aplikacji wybrana została aplikacja CRM na bazie systemu Lotus Notes. Dostosowany system umożliwia zbierania zamówień oraz ich elektroniczną wysyłkę do centrów dystrybucyjnych, zapewnia kadrze zarządzającej na poziomie kraju i osobom odpowiadającym za sprzedaż na konkretnym terytorium, możliwość definiowania zadań operacyjnych oraz daje jej dostęp do aktualnej i wiarygodnej informacji na temat efektywności działań handlowych. Aplikacja CRM stanowi rozwiązanie problemów pojawiających się w wielu obszarach działalności firmy  dzięki funkcjom:

1.     zbierania informacji bezpośrednio u klientów w czasie rzeczywistym (zamówienia, faktury, cenniki, uczestnictwo w kursach kosmetycznych itp.)
2.     efektywnej komunikacji
3.     kontrolowania czasu realizacji wizyt
4.     planowania i wyznaczania zadań
5.     kontroli kosztów i nieobecności
6.     wielopłaszczyznowej analizy danych

 

Uzyskane korzyści

Aplikacja CRM umożliwia elektroniczne ewidencjonowanie, przesyłanie oraz analizę informacji rynkowych i zarządczych, funkcjonuje na urządzeniach stacjonarnych oraz na urządzeniach przenośnych. Dzięki zastosowaniu systemu CRM zarówno centrala firmy jak i kierownicy regionów mogą uzyskiwać aktualne dane na temat efektywności akcji promocyjnych i efektów zrealizowanych wizyt handlowych. Pracownikom terenowym ( szefom terytoriów), system CRM umożliwia stały dostęp do aktualnych danych na temat warunków handlowych, stanu rozliczeń i poziomu realizowanej sprzedaży przez poszczególnych handlowców. Szefowie terytoriów uzyskują dostęp do informacji na temat poziomu realizacji zdefiniowanych dla nich planów sprzedaży, a co najważniejsze, zyskują możliwość generowania i wysyłania zamówień w formie elektronicznej, jak również korzystania z narzędzi analitycznych. Ze względu na dużą elastyczność aplikacja CRM może być efektywnie wykorzystywany w odniesieniu do różnych obszarów i poziomów zarządzania przedsiębiorstwem, począwszy od działań operacyjnych na planowaniu strategicznym skończywszy. Dla kadry zarządzającej firmy, oznacza to stały dopływ informacji na temat poziomów cenowych, efektywności akcji promocyjnych, oferty firm konkurencyjnych, a także potencjału poszczególnych sklepów lub kanałów sprzedaży. Czas przekazywania danych do centrali ulega istotnemu przyspieszeniu. W optymalnej sytuacji wszystkie informacje (zarówno rynkowe, jak i handlowe) powinny być dostępne w centrali firmy najpóźniej kilka minut po zakończeniu wizyty u klienta. Aplikacja CRM doskonale funkcjonuje jako system informatyczny, wspomagający zarządzanie przedstawicielami handlowymi firmy. Aplikacja działa na bazie danych, przekazywanych przez poszczególnych mobilnych użytkowników systemu, a także pobieranych z innych systemów informatycznych. Poprzez dostarczenie na urządzenia mobilne przedstawicieli danych, które przed wdrożeniem systemu znajdowały się wyłącznie w aplikacjach centralnych zapewnia aktywne uczestnictwo przedstawicieli handlowych w procesie sprzedaży. Przedstawiciele wykorzystujący w pracy system CRM nie tylko zbierają zamówienia, ale mają także możliwość całościowej realizacji procesu sprzedaży w oparciu o wykorzystanie aktualnych danych dotyczących asortymentu, warunków handlowych, potencjału i historii zakupów klienta. System CRM może działać w trybie online oraz w trybie offline. Centrala firmy wykorzystuje aplikację, pracując online na komputerach klasy PC. Kierownicy regionów również pracują na komputerach klasy PC, działając w trybie online lub offline (wymieniając dane swojej lokalnej bazy danych z serwerem na zasadzie replikacji). Przedstawiciele handlowi natomiast, używają systemu CRM korzystając z urządzeń typu notebook. Dane wymieniają z serwerem w trybie offline na zasadzie replikacji. Wszyscy użytkownicy z wyjątkiem centrali mają ograniczony dostęp do danych, wynikający z zakresu ich działalności (rejon, grupa klientów).  

Dlaczego CRM

System CRM realizuje funkcje automatyzacji zadań sprzedażowych zapewniając:

1.     dostęp do aktualnej kartoteki klientów oraz oferty asortymentowej
2.     elektroniczną ewidencję zamówień i integrację z systemem fakturującym
3.     możliwość analizy danych historycznych dotyczących zakupów klienta, potencjału sprzedażowego, itp.
4.     możliwość zarządzania kampaniami promocyjnymi
5.     możliwość badań około sprzedażowych u klienta (ankiety, badanie materiałów promocyjnych)
6.     pełną kontrolę czasu pracy przedstawicieli, stopnia realizacji zleconych zadań, efektywności planu wizyt, stopnia realizacji założeń budżetowych
7.     możliwość nieprzerwanej komunikacji z przedstawicielem
8.     dostęp do aktualnych stanów magazynowych poszczególnych produktów
9.     dostęp do warunków handlowych określonych klientów takich jak rabaty, terminy płatności, limity kredytowe, itp.
10.     dostęp do informacji na temat stanu realizacji zebranych zamówień
11.     możliwość kontroli poziomu zadłużenia poszczególnych klientów
12.     dostęp do danych na temat faktycznie realizowanej sprzedaży klienta