Jak lepiej zarządzać projektami
razem z Cliq?
Prawidłowe zarządzanie projektami pozytywnie wpływa na produktywność na poziomie organizacyjnym, a to z kolei pomaga firmom działać sprawniej. Możemy uniknąć opóźnień i zapewnić terminową dostawę pracy z odpowiednim procesem. Jasny i zorganizowany plan toruje również drogę do lepszej współpracy. Cały zespół skutecznie dąży do wspólnego celu i wykonuje swoją pracę na czas, pomimo przeszkód. Jeśli chcesz wiedzieć jakie korzyści osiągniesz dzięki odpowiednio wdrożonemu zarządzaniu projektami, i jak w tym procesie może pomóc Ci narzędzie Cliq, koniecznie przeczytaj ten post.
Jak Cliq może uprościć zarządzanie projektami dla Twojego zespołu?
Właściwe planowanie, delegowanie zadań w określonych ramach czasowych, kontynuacja współpracy z zespołem, śledzenie wyników i postępów projektu oraz zarządzanie wieloma projektami staje się całkowicie niemożliwe, gdy do współpracy nad projektami trzeba używać wielu różnych narzędzi. Dlatego posiadanie jednego narzędzia, które łączy pracowników i przepływy pracy, to warunek skutecznego zarządzania projektami. Na przykładzie Zoho Cliq pokażemy pięć głównych etapów w każdym procesie, tak aby pomóc Tobie i Twojemu zespołowi działać wydajniej.
1. Inicjowanie
Na tym etapie wstępnie omawiamy projekt i jako zespół wizualizujemy, co chcemy ostatecznie osiągnąć, dowiadujemy się, kim są interesariusze oraz analizujemy i definiujemy zakres projektu.
Jak Cliq może pomóc?
- Kanały w Cliq : to narzędzie do poprawy widoczności i dzielenia się wiedzą dla wszystkich w Twojej organizacji. Tworzenie kanałów pozwala na większą przejrzystość w prowadzeniu rozmowy. Np. Chcesz rozpocząć dyskusję i określić zakres nowego projektu? Możesz natychmiast utworzyć kanał, nadać mu nazwę w stylu #nowy-projekt-inicjowanie i rozpocząć współpracę.
- Współpraca wideo: weź udział w krótkiej burzy mózgów : często jest tak, że wiadomości nie wystarczają, bo wielu pracowników pracuje zdalnie z domu. Wtedy bardzo wzrasta znaczenie wideo w komunikacji. W Cliq możesz szybko zainicjować rozmowę grupową bezpośrednio z kanału, aby zrobić burzę mózgów i ustalić wstępny plan lub proces dla dowolnego projektu.
2. Planowanie
To kluczowy etap w procesie zarządzania projektami, ponieważ na nim ustalamy konkretną kroki dla cyklu życia projektu. Dokumentujemy przebieg projektu lub planujemy, analizujemy potrzeby, definiujemy rezultaty, prognozujemy ryzyko lub przeszkody i ustalamy odpowiedni harmonogram.
Jak Cliq może pomóc?
- Tablica: to narzędzie, gdzie można dzielić się pomysłami i strukturą przepływu projektu ze swoim zespołem. Korzystając z opcji tablicy w Cliq, możesz natychmiast narysować przepływ projektu lub strukturę osi czasu za pomocą narzędzi do oznaczania i udostępnić je w dowolnej rozmowie. Plan można wysłać także jako załącznik w dowolnej rozmowie. Możesz załączać pliki z urządzenia lub z pamięci w chmurze
- Integracja Zoho Projects dla Cliq
Zoho Projects to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zaplanować cykl życia projektu, skutecznie śledzić wyniki i lepiej współpracować z zespołem. Dzięki inegracji Zoho Projects i Cliq możesz wyznaczać opiekunów projektów, tworzyć i przypisywać zadania członkom zespołu, ustalać terminy, przepływy dokumentów i nie tylko. Możesz również otrzymywać natychmiastowe powiadomienia w określonym kanale, gdy zostaną dodane nowe zadania do projektu.
- Inne integracje
Jeśli korzystasz już z innych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana, Trello lub Wrike, możesz łatwo zintegrować je z Cliq bez przerywania pracy. Cliq pomaga zebrać wszystkie aplikacje w jednym miejscu i oszczędza czas, eliminując potrzebę przełączania się między różnymi narzędziami do zarządzania jednym projektem. Wszystkie integrację z Zoho Cliq dostępne są w Marketplace .
3. Wykonanie
Jest to etap wdrożenia kroków opracowanych na etapie planowania. Zazwyczaj jest to najdłuższa faza, podczas której cały zespół pracuje razem zgodnie z planem na początkowych etapach, aby osiągnąć pożądane rezultaty.
Jak Cliq może pomóc?
Na tym etapie wszyscy członkowie zespołu projektowego współpracują i indywidualnie stosują się do harmonogramów i planów. Oto trzy sposoby wykorzystania Cliq do zwiększenia produktywności, efektywnego zarządzania czasem i dotrzymywania terminów.
- Oznaczaj wiadomości gwiazdką : możesz oznaczać pilne wiadomości wysłane w dowolnej rozmowie w kategoriach takich jak Ważne, Do zrobienia, Notatka, Szef lub Śledzenie, aby być na bieżąco z nimi.
- Zdarzenia w kalendarzu : jeśli potrzebujesz umówić się na rozmowę telefoniczną lub spotkanie z innymi członkami zespołu, możesz zaplanować je z Cliq w oparciu o ich dostępność. Planowanie wydarzeń w kalendarzu pomaga zapewnić, że nie zapomnisz ani nie spóźnisz się na ważne spotkanie.
- Przypomnienia : możesz ustawić przypomnienia dla określonej wiadomości, przypisać przypomnienia dla siebie lub innych oraz ustawić przypomnienia dla dowolnej rozmowy.
4. Śledzenie
Każde zadanie, które wykonujemy indywidualnie lub jako zespół, będzie miało cel i bardzo ważne jest, aby śledzić, czy pożądany rezultat został osiągnięty, czy nie. Na etapie śledzenia analizowane są metryki projektu, takie jak terminowe delegowanie zadań lub opóźnienia, optymalne wykorzystanie zasobów i inne. Celem tego etapu jest porównanie początkowo ustalonych oczekiwań dotyczących wydajności z rzeczywistą wydajnością.
Jak Cliq może pomóc?
Załóżmy, że zintegrowałeś dowolne z narzędzi lub oprogramowania do zarządzania projektami z Cliq. W takim przypadku możesz łatwo śledzić wydajność każdego członka zespołu i wykonywane przez niego zadania. Cliq ułatwia raportowanie wyników zespołu i omawianie obszarów wymagających poprawy w przyszłych projektach.
5. Zamknięcie
To ostatni etap cyklu zarządzania projektem, w którym jak sama nazwa wskazuje, projekt zostaje oficjalnie zamknięty. Jeśli utworzyłeś kanały w Cliq specjalnie dla projektu, możesz je usunąć lub zarchiwizować na tym końcowym etapie. Możesz również oznaczyć projekt jako ukończony w integracjach, takich jak Zoho Projects, Asana lub Wrike.
W skrócie
Sprawne zarządzanie projektami opiera się na sprawnej komunikacji, które może zapewnić wydajne narzędzie takie jak Zoho Cliq, aby zgromadzić wszystkich pracowników, projekty i przepływy pracy w jednym miejscu.
Mamy nadzieję, że te informacje o znaczeniu zarządzania projektami dla zespołu/organizacji okażą się pomocne! Podziel się z nami swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej.