Jak skutecznie zarządzać projektami?
Poznaj odpowiednie metody i narzędzia.
Jak skutecznie zarządzać projektami?
Poznaj odpowiednie metody i narzędzia.
Sukces firmy zależy od dostarczanej wartości klientom, a metoda zwinnego zarządzania projektami jest kluczowe w tym procesie. Dodatkowo odpowiednie narzędzia umożliwiają firmom planowanie, monitorowanie postępów i automatyzację zadań, co pozwala efektywnie realizować cele. Oto 7 kroków, które pomogą osiągnąć lepsze wyniki.
Zwinne zarządzanie projektami (Agile) jest szczególnie ważne w dynamicznym otoczeniu rynkowym, pozwalając firmom dostosowywać cele i zasoby, a także reagować na zmiany. Ujednolicenie narzędzi biznesowych na jednej platformie, takiej jak Zoho One, przyspiesza osiąganie wyników i eliminuje problemy z integracją. Wybór odpowiedniego oprogramowania i zastosowanie właściwej metody zarządzania projektami przyczynia się do wzrostu efektywności i konkurencyjności firmy.
Tradycyjna i zwinna metoda zarządzania projektami
Tradycyjna metoda skupia się głównie na dostarczaniu projektów, ale ustala ściśle określone terminy już na etapie planowania. To może rodzić trudności, ponieważ zespoły często pracują nad różnymi projektami, z różnymi ramami czasowymi. Brak elastycznego zarządzania projektami utrudnia szybką wymianę zasobów i opóźnia podejmowanie decyzji w całej organizacji.
Zmieniając sposób zarządzania projektami na tzw. Agile, firma może przekształcić swoje działanie i zwiększyć szanse na powodzenie. Istnieje wiele narzędzi do zarządzania projektami, które oferują zwinne funkcjonalności, takie jak Zoho Projects. Dzięki nim można dostosować, współpracować i automatyzować procesy. Oprogramowanie takie umożliwia podział zadań, konfigurację dostępu w oparciu o role, ustalanie planów bazowych projektu dla monitorowania postępów, dostosowanie wykresów Gantta oraz automatyzację przepływu zadań za pomocą zdefiniowanych reguł. Można je również zintegrować z innymi narzędziami biznesowymi i korzystać z aplikacji mobilnych, aby pracować w podróży.
7 kroków, które pomogą osiągnąć lepsze wyniki
W oparciu o możliwości narzędzi Zoho opracowaliśmy 7 kroków, które sprawią, że zarządzanie projektami w Twojej organizacji stanie się efektywniejsze.
1. Skonfiguruj projekt i przypisz zadania do dostępnych pracowników:
Pierwszym krokiem jest ustalenie struktury projektu i przypisanie odpowiednich zadań do członków zespołu. Warto rozważyć umiejętności, dostępność i obciążenie zasobów, aby skutecznie przydzielić zadania i zapewnić efektywność pracy.
2. Zapewnij pracownikom możliwość ustalania własnych kamieni milowych w ramach większego zadania:
Pozwól członkom zespołu ustalać własne cele i kamienie milowe w ramach większego projektu. To motywuje ich do osiągania tych celów, a także daje większą kontrolę nad postępem i harmonogramem pracy.
3. Wykorzystaj narzędzia do zarządzania projektami, które zapewniają wysoki poziom współpracy i przejrzystości:
Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwią łatwą komunikację i współpracę w zespole. Dzięki nim pracownicy będą mieli dostęp do wspólnych zasobów, dokumentów i informacji, bez konieczności trudnej wymiany długich wiadomości e-mail.
4. Ustalaj priorytety za pomocą tagów i bądź na bieżąco, angażując się w kluczowe zadania:
Wykorzystaj tagi lub oznaczenia, aby wskazać zadania o najwyższym priorytecie lub krytyczne dla powodzenia projektu. To pomoże w skupieniu się na najważniejszych zadaniach i zapobiegnie ich pominięciu.
5. Rejestruj postępy i produktywność za pomocą liczników czasu oraz dzienników czasu fakturowania dla celów rozliczeniowych:
Monitoruj czas, który poświęcasz na poszczególne zadania i rejestruj postępy. Liczniki czasu oraz dzienniki czasu fakturowania umożliwią śledzenie wydajności, kontrolę nad czasem pracy i dokładne rozliczanie.
6. Twórz listy zadań do wykonania oraz wykresy Gantta:
Organizuj zadania, tworząc listy zadań, które muszą zostać wykonane. Możesz również wykorzystać wykresy Gantta, aby wizualnie przedstawić harmonogram projektu i zależności między zadaniami.
7. Przeglądaj uporządkowane raporty i oceniaj wykonanie zadań w konfigurowalnym interfejsie:
Skorzystaj z raportów generowanych przez narzędzia do zarządzania projektami, aby ocenić postęp, wydajność i wykonanie zadań. Przejrzyj uporządkowane raporty, które dostarczą ci ważne informacje i umożliwią podjęcie decyzji opartych na danych. Interfejs konfigurowalny pozwoli dostosować raporty do własnych preferencji i potrzeb
Ujednolicenie metody zarządzania projektami i narzędzi biznesowych na jednej platformie jest kluczowe dla powodzenia projektów. Dzięki temu ogranicza się rozbieżności związane z integracją wielu rozwiązań i przyspiesza osiąganie wyników. Zespoły mogą skupić się na działaniu, a nie na nauce obsługi różnych interfejsów aplikacji. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, takiemu jak Zoho One, można uporządkować procesy biznesowe i uzyskać spokój ducha. Zoho One oferuje ponad 45 zintegrowanych rozwiązań opracowanych specjalnie dla różnych potrzeb biznesowych. Jest to kompleksowy, wszechstronny i dostępny w przystępnej cenie system operacyjny dla biznesu. Jeśli jeszcze nie korzystasz przetestuj bezpłatnie narzędzia Zoho przez 30 dni. (Podanie danych karty płatniczej nie jest wymagane!)