Już jest nowy produkt od Zoho! Płynnie zarządzaj umowami.

Dlaczego nowoczesne firmy potrzebują cyfrowego zarządzania umowami?   

Kontrakty regulują każdy przepływ gotówki w firmie.  Jeśli firmy są wyposażone w odpowiednie oprogramowanie do zarządzania umowami, mogą przekształcić umowy ze statycznych dokumentów w strategiczne aktywa.

W środowisku biznesowym, które szybko się zmienia wraz z ewolucją technologii: 

✔coraz częściej pojawiają się środki regulacyjne, 

✔globalne łańcuchy dostaw stają się coraz bardziej złożone i

✔modele sprzedaży stają się coraz bardziej zróżnicowane.

 Ten stan zmian wymaga umów cyfrowych, które można łatwo wprowadzać, nadzorować  i zmienić. Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania umowami pozwala zautomatyzować i usprawnić te procesy. Dzięki CLM zespoły prawne mogą zaoszczędzić znaczną ilość czasu.

Co możesz zyskać z oprogramowaniem Zoho Contracts?

Oprócz zapewnienia wydajności w operacjach prawnych, oprogramowanie do zarządzania umowami ułatwia osiąganie lepszych wyników biznesowych, uwzględniając następujące aspekty czynności prawnych:

✔Usprawnienie całego cyklu życia umowy ✔Poprawa zarządzania ✔Ograniczanie ryzyka biznesowego  ✔Promowanie integracji wielofunkcyjnych.

Usprawnienie cyklu trwania umowy

Tworzenie :  obszerna biblioteka Zoho obejmuje wstępnie zdefiniowane szablony umów. Zoho Contracts ma dodoatkowo możliwość tworzenia niestandardowych szablonów. Oszczędza to znaczną ilość czasu na etapie tworzenia i zapewnia spójność językową i wizualną we wszystkich umowach. Edytor dokumentów oferuje zaawansowane możliwości składania dokumentów, a także wszystkie funkcje edycji grupowej, komentowania kontekstowego i wypełniania pól dostępnych w Zoho Writer .

 Zatwierdzenia : umowy są prawnie wiążące, więc ich treść musi być jasna, zwięzła i dokładna. Proces zatwierdzania może poprawić zgodność i zmniejszyć ryzyko, zapewniając, że interesariusze są świadomi zakresu umowy przed jej wykonaniem. W Zoho Contracts administratorzy mogą konfigurować zatwierdzanie przepływów pracy  — zarówno sekwencyjne, jak i równoległe — i kojarzyć je z typami umów. Osoby zatwierdzające mogą dodawać kontekstowe komentarze w dokumentach i zatwierdzać je lub odrzucać.

 Negocjacje : W przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia, w którym dokumenty kontraktowe są przesyłane tam i z powrotem jako załączniki do wiadomości e-mail, Zoho Contracts pozwala na zapewnienie kontrolowanego dostępu do kontaktów kontrahenta za pośrednictwem łączy chronionych hasłem. Kontakty z kontrahentami mogą przebiegać w czasie rzeczywistym. Funkcje śledzenia historii negocjacji i porównywania zmian są szczególnie przydatne w przypadku wielu rund negocjacji.

 Wykonanie : Zoho Contracts jest wstępnie zintegrowany z Zoho Sign (oprogramowanie do cyfrowych podpisów), dzięki czemu ten kluczowy etap dla umowy przebiega bezproblemowy. Dzięki temu eliminujesz  etapy wysyłania wiadomości e-mail, drukowania, podpisywania i faksowania oraz maksymalnie skracasz czas akceptacji umowy przez obie strony. Podpisujesz w kilka minut, a podpis jest wiążący prawnie. 

 Zarządzanie powykonawcze : Zoho Contracts obsługuje etapy powykonawcze, a także: zmiany, przedłużenia i analizę raportów. Zawiera predefiniowane szablony listów, które można dostosować do każdego z tych etapów.  Gdy użytkownik wprowadza zmiany w umowach Zoho, generowany list zmienia się automatycznie przechwytuje bieżące zmiany wraz z całą historią umowy. To maksymalnie ogranicza ręczną ingerencję w generowanie dokumentów.

 Wydajniejsze zarządzanie

Administratorzy mogą podejmować świadome decyzje dzięki uzyskiwaniu praktycznych informacji biznesowych zebranych z wielu różnorodnych danych kontraktowych. Zoho Contracts zawiera ponad 30 standardowych raportów dotyczących różnych aspektów zarządzania umowami. Spersonalizowany pulpit nawigacyjny zapewnia szybki przegląd umów biznesowych na wysokim poziomie.

Ograniczanie ryzyka biznesowego   

Chociaż dodanie odpowiednich klauzul, takich jak odszkodowanie i ograniczenia odpowiedzialności, może złagodzić ryzyko na poziomie indywidualnej umowy, to tylko całościowy proces zarządzania umowami zaprojektowany z myślą o ograniczaniu ryzyka może sprawić, że Twoja firma będzie naprawdę gotowa na ryzyko.

Zoho Contracts, dzięki możliwościom recenzowania i zatwierdzania, zapewnia lepszą przejrzystość warunków umowy dla wszystkich zaangażowanych stron. Stworzenie biblioteki potwierdzonych prawnie klauzul i szablonów różnych typów umowy zapewniają administratorom lepszą kontrolę nad procesem umowy i  zgodność.

Sekcja zobowiązań kontekstowych : Niewywiązywanie się z zobowiązań umownych jest jednym z krytycznych czynników ryzyka dla firmy. Niewywiązywanie się ze zobowiązań może skutkować niekorzystnymi konsekwencjami regulacyjnymi i finansowymi, a także pozostawia organizację w złych relacjach biznesowych. W Zoho Contracts wszystkie zobowiązania dotyczące umowy mogą być śledzone i zarządzane bezpośrednio z poziomu sekcji zobowiązań. Właściciel umowy może przypisywać zobowiązania odpowiednim kontrahentom i ustawiać dla nich przypomnienia. Administratorzy mogą być na bieżąco z postępami tych zobowiązań w czasie rzeczywistym dzięki generowanym raportom.

Integracje wielofunkcyjne

Zoho dba o to, aby każda nowa aplikacja była w pełni integralna z innymi jakie oferuje firma.  Jedną z ważniejszych integracji w Zoho Contracts to powiązanie z Zoho CRM. Przedstawiciele handlowi mogą zainicjować kontrakt z powiązanej sekcji  transakcji w CRM i śledzić status kontraktu z CRM. W planie działania jest wiele integracji  (w tym innych firm) z aplikacjami Zoho. Zoho Contracts będzie również częścią pakietu Zoho One .

 Zacznij teraz 

i zarezerwuj sobie dostęp do nowego produktu jakim jest Zoho Contracts. Skontaktuj się z naszym działem sprzedaży, aby poznać szczegóły dotyczące okresów próbnych, cen i możliwości dla twojej firmy.