Pracuj zdalnie i skutecznie zarządzaj dokumentami

Kiedyś praca zdalna była przywilejem i marzeniem wielu osób. Dziś staje się standardem i realną alternatywą dla dojazdów do pracy i zgiełku życia biurowego. Szacuje się, że w czerwcu tego roku około 42% pracowników w Stanach Zjednoczonych, pracowało w domu w pełnym wymiarze godzin. Dla kontrastu w Polsce to ok. 17 %.  Ale ponieważ coraz więcej firm korzysta z pracy zdalnej, nasuwa się pytanie: jaki jest najlepszy sposób na usprawnienie współpracy między zespołami pracującymi zdalnie?  

Większość firm korzysta z platform opartych na chmurze, które wykorzystują do udostępniania plików i zarządzania dokumentami. To na ten moment rozwiązanie niemal idealne dla pracowników zdalnych, gdyż aplikacje są kompatybilne z dowolnym komputerem, tabletem lub smartfonem i można uzyskać do nich dostęp dosłownie z każdego miejsca.  Problem pojawia się, gdy pracownicy pracują w różnych systemach, wtedy możliwość współpracy, udostępniania i interakcji staje się bardziej skomplikowana.

Posłużmy się przykładem Google...

Serwery Google w chmurze wymagają od użytkowników posiadania adresu Gmail. Oznacza to, że Twoim firmowym dostawcą poczty e-mail musi być Google, chyba że pracownicy logują się ze swojego osobistego adresu e-mail. Dokumenty zapisane w Excelu należy przekonwertować na Numbers, jeśli są wysyłane do MacBooka za pomocą iWork. Kompatybilność jest tu największą barierą.

Alternatywa dla gigantów

W tym artykule poznasz aplikacje pakietu biurowego Zoho Workplace - Zoho Writer, Zoho Sheet i Zoho Show i dowiesz się dlaczego są świetną alternatywą dla innych platform. Przede wszystkim działanie w obrębie jednej platformy, która jest łatwa w użyciu i pełna funkcjonalności, minimalizuje pomyłki i problemy techniczne. Ponadto, jeśli Twój zespół korzysta z Zoho, masz gwarancję, że Twoje dane nigdy nie zostaną sprzedane osobom trzecim w celu osiągnięcia zysku.

Zoho Writer - własnymi słowami, ale lepiej      

   Zoho Writer to idealna platforma do tworzenia dokumentów tekstowych i łatwego udostępniania opinii w czasie rzeczywistym. Platforma mnóstwo funkcjonalności ułatwiających pisanie, uwalniając osobę piszącą " od rozpraszania". Wbudowany kontroler ocenia poziom czytelności i styl na podstawie liczby zdań w dokumencie. Zwraca też uwagę na nadużywanie wielosylabowych słów i podaje użytkownikom średnią długość zdania. Idealne narzędzie dla osób, które na co dzień pracują z tekstem.

Z aplikacji można korzystać w dowolnej przeglądarce, a udostępnianie dokumentów jest zgodne z Dyskiem Google, iCloud, Dropbox, a nawet WordPress. Platforma ma wszystkie zalety aplikacji takiej jak Microsoft Word, jak choćby łatwe w użyciu szablony i podpisy cyfrowe.   

Nie tylko dla organizacji

Jedną z zalet udostępniania plików za pomocą Zoho Writer jest to, że nad dokumentem mogą współpracować nawet osoby spoza firmy. W przypadku, gdy prowadzisz rozmowę kwalifikacyjną, kandydat na rozmowę kwalifikacyjną może otrzymać link do testu z uprawnieniami do edycji, w postaci pliku chronionego hasłem, z datą i godziną wygaśnięcia. Gdy upłynie ich czas, łącze zewnętrzne automatycznie stanie się niedostępne, a recenzent może sprawdzić ścieżkę pliku i przejrzeć odpowiedzi. Udostępnianie przy użyciu adresu e-mail kandydata gwarantuje również, że test jest wypełniany tylko przez wskazanego uczestnika. Tę funkcję można dodatkowo rozszerzyć o współtworzenie książek, tworzenie wspólnych raportów i wiele innych projektów.

Zoho Show - nowa jakość slajdów i prezentacji     

Zoho Show to jedna z najbardziej imponujących aplikacji na platformie Zoho. Umożliwia użytkownikom tworzenie zaawansowanych prezentacji slajdów z możliwością udostępniania ich za pośrednictwem adresu URL. Współpracownicy mogą również komentować dokument i śledzić zmiany za pomocą funkcji historii.

Zoho Show umożliwia tworzenie imponujących i zaawansowanych animacji, miedzy innymi nagrywanie prezentacji w formie wirtualnego "lajwa". Prezentacja może być publikowana i transmitowana w czasie rzeczywistym oraz może być dostępna dla osób niebędących członkami organizacji.   

Zoho Sheet - więcej danych przy mniejszym nakładzie pracy      

Zoho Sheet umożliwia tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, ale z dodatkową funkcją o nazwie Zia Insights, która umożliwia natychmiastową i automatyczną konwersję danych na wykresy kołowe i inną grafikę, które dodają wizualnego uroku i ułatwiają czytelność danych. Ponado Sheet posiada ponad trzysta pięćdziesiąt wbudowanych formuł, a także możliwość tworzenia własnych funkcji niestandardowych.

Możesz nawet zaprogramować Zoho Sheet, aby pobierał dane z Zoho Mail, Books i wielu innych aplikacji Zoho. Jedyne czego potrzebujesz to dobre łącze internetowe.

Zoho WorkDrive - wszystkie pliki w jednym miejscu  

Zoho WorkDrive integruje wszystkie te trzy aplikacje biurowe online, a ponadto działa jak skrzynka dla wszystkich plików biurowych. W zależności od potrzeb możesz zapisywać pliki w folderze zespołowym lub osobistym. Możesz także kontrolować poziom dostępu, jaki każdy członek może mieć w zespole.

Dzięki tym wszystkim aplikacjom, które są również dostępne na urządzenia z systemem iOS i Android , możesz tworzyć, udostępniać, przeglądać i współpracować ze swoim zespołem w podróży, z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Wnioski:

W przypadku pracy zdalnej synchronizacja to słowo klucz skutecznej współpracy. Nie trać więc cennego czasu na rozwiązywanie problemów technicznych, trudnych w obsłudze platform lub niekompatybilnych urządzeń. Wybierz platformę, która pozwoli Ci się skupić na rzeczach, które przybliżą Twoją firmę do sukcesu.  A jeśli jeszcze nie korzystałeś z Zoho WorkDrive, Sheets czy Writer wypróbuj aplikacje już teraz!