Zarządzanie usługami wewnętrznymi z Zoho TeamInbox

Zarządzanie usługami wewnętrznymi z Zoho TeamInbox

03-11-2022 12:26:08 Wg Z Partner

Zoho TeamInbox:
​Podnieś poziom zarządzania usługami wewnętrznymi 

Współdzielona skrzynka odbiorcza posiada aplikacje do współpracy zespołowej, obsługi klienta i wsparcia wewnętrznego, z możliwością zastosowania w wielu funkcjach w ramach wielu zespołów. W tym artykule pokażemy jak zastosować współdzieloną skrzynkę odbiorczą w zarządzaniu usługami IT podczas współpracy zespołowej w przedsiębiorstwie i innych organizacjach.

Co to jest zarządzanie usługami wewnętrznymi?

Pracownicy codziennie kontaktują się miedzy sobą, a także między zespołami, aby wykonać swoją pracę. Gdy pracownik napotka problem, który przeszkadza mu w pracy, może poprosić o pomoc wewnętrzny zespół serwisowy. Nazywa się to zarządzaniem usługami wewnętrznymi lub obsługą klienta wewnętrznego. Innymi słowy serwis wewnętrzny to to, co Twoja firma robi dla swoich pracowników.

Zarządzanie usługami IT

Usługa informatyczna jest najlepszym przykładem obsługi klienta wewnętrznego. Gdy pracownik ma problemy z siecią biurową, urządzeniami lub aplikacjami dostarczonymi przez firmę (np. poczta, czat zespołowy, VPN itp.), może poprosić o pomoc zespół IT. 

Do pokonania złożonych problemów IT dojrzałe organizacje i przedsiębiorstwa mogą stosować złożone frameworki, takie jak ITIL, COBIT, MOF, eTOM, TOGAF itp. Mogą też wdrażać narzędzia ITSM (zwane także service desk) takie jak Atlassian, BMC, Cherwell , ManageEngine ServiceDesk Plus i Service Now wraz z innymi systemami zaangażowania (np. czat zespołowy, poczta e-mail i inne) w celu rozwiązywania problemów związanych z IT.

Interakcje wewnątrz organizacji

W organizacjach interakcje między zespołami wykraczają poza kwestie IT. Pracownicy potrzebują wsparcia ze strony zespołów, takich jak księgowość, administracja, HR (np. płace, roszczenia medyczne), zarządzanie produktami i inne, aby ukończyć swoją pracę. Są to wysoce ustandaryzowane interakcje z predefiniowanymi zestawami żądań, które są adresowane przez odpowiednie zespoły wsparcia.

Zoho TeamInbox do zarządzania usługami wewnętrznymi 

TeamInbox to narzędzie od Zoho, znane jako udostępniona skrzynka odbiorcza. Jest niedrogie, ale intuicyjne oraz posiada aplikacje do współpracy zespołowej, obsługi klienta i wsparcia wewnętrznego.

Zoho TeamInbox jest zasadniczo zaprojektowany, aby umożliwić wielu użytkownikom równoczesny dostęp do skrzynki odbiorczej grupy, przeprowadzanie optymalnych działań na wiadomości e-mail i komunikowanie się za pośrednictwem poczty e-mail. Integruje się z usługami poczty e-mail, aby usprawnić zarządzanie pocztą i ułatwić współpracę. Wielu użytkowników w zespołach może uzyskiwać dostęp, czytać, zarządzać i wysyłać wiadomości e-mail dzięki pojedynczej przestrzeni współpracy w narzędziu.

Zespoły mogą konfigurować grupowe skrzynki odbiorcze w odpowiednich przypadkach, dodawać członków zespołu i konfigurować przepływy pracy w udostępnionej skrzynce odbiorczej, aby każdy zespół miał inny zestaw procesów i narzędzi.

Poniżej kilka przykładów skrzynek grupowych dla różnych zespołów organizacyjnych.

 ZespółIdentyfikatory grup
Zasoby ludzkierekrutacja@ CV@ payroll@ frekwencja@ nauka@ med-claim@
Marketingdesign@ marketing@ kampanie@ social@
Finanserozliczenia-do-płatności@ rozliczenia-odbiorców@ zwrot@ faktura@
Admin/ITwyposażenie@ urządzenie@ wsparcie techniczne@
 Podróżelot@ hotel@
W jaki sposób Zoho TeamInbox umożliwia dostarczanie usług wewnętrznych? 

Rozważmy przypadek członka zespołu marketingowego pracującego nad materiałem promocyjnym, który zgłasza zapotrzebowanie na materiały od zespołu zajmującego się designem. Narzędzie współdzielonej skrzynki odbiorczej pozwala zespołowi projektowemu na tworzenie jednolitych skrzynek odbiorczych dla swoich identyfikatorów grupowych (np. design@company.com lub creatives@company.com, itp.) i dodawanie członków zespołu do grup.

Przychodzące e-maile/zapytania projektowe do tych identyfikatorów grupowych będą odbierane tylko na identyfikatorze grupowym, a nie na ich osobistej poczcie, więc kierownik może przydzielić żądania projektantowi, który ma stosunkowo mało pracy, lub projektanci (członkowie grupy) mogą sami zgłaszać żądania.

Każdy członek grupy może wykonywać działania na e-mailach - odpowiadać, dodawać tagi, kolorować, aby zapewnić więcej kontekstu, mogą archiwizować itp.  Status maila zmieni się dla wszystkich innych osób w grupie. Przykłady tagowania dla lepszego kontekstu obejmują:

Wysoki priorytet, Zespół ds. marketingu,Format wideo
Średni priorytet, zespół ds. produktu,kreacja bannera dla LP
Wysoki priorytet, dyrektor generalny,projekt PPT/pitch deck

  • Zespół projektowy może inicjować rozmowy z wnioskodawcą bezpośrednio w wiadomości e-mail i omawiać wymagania, oznaczając je w funkcji czatu, tworząc bezproblemową współpracę.
  • Zespół projektowy może definiować reguły i konfigurować obieg wiadomości e-mail dostarczanych do skrzynek odbiorczych grup. Na przykład może zautomatyzować tagi dla żądań o wysokim priorytecie i przypisać je do konkretnego projektanta.
  • Zespoły mogą również tworzyć szablony zgłoszeń serwisowych; na przykład zespoły mogą utworzyć katalog, aby zebrać więcej szczegółów na temat żądania od zgłaszającego.
  • Zespół projektowy lub menedżer może wykorzystać analizy i śledzić wgląd w liczbę przychodzących żądań lub indywidualnych projektantów (członków zespołu) oraz logi aktywności audytu.
  • Na przykład menedżer może zrozumieć rodzaj wniosków, z jakich zespołów, średni czas realizacji każdego wniosku i więcej, aby wykonać telefony dotyczące zatrudniania nowych zasobów lub ulepszania zestawu narzędzi w celu lepszego świadczenia usług.

Korzyści w użytkowaniu Zoho TeamInbox do zarządzania usługami wewnętrznymi 

Oszczędność i produktywność

Aby poprawić produktywność, organizacje muszą standaryzować procesy świadczenia usług. Wdrożenie service desku lub narzędzia pomocy technicznej dla każdej instancji konkretnego przypadku użycia jest niezwykle kosztowne, na co stać tylko duże przedsiębiorstwa. Współdzielone skrzynki odbiorcze to świetny sposób na zwiększenie produktywności w organizacji. 

Eliminacja silosów

Kiedy każdy zespół w organizacji ma własny produkt punktowy do świadczenia usług, może to prowadzić do tworzenia silosów. Korzystanie ze wspólnej skrzynki odbiorczej może działać jako pojedynczy interfejs dla wszystkich zgłoszeń serwisowych w organizacji.

Zoho TeamInbox to niedrogie i przyjazne dla użytkownika narzędzie, które można zastosować w wielu przypadkach współpracy i wsparcia zespołowego. Wdrożenie narzędzia w całej organizacji zapewni, że dział IT będzie zaangażowany w proces instalacji i oceny narzędzia. Zespół IT będzie odpowiedzialny za bezpieczne wdrożenie i konfigurację narzędzia, a także określi, kto ma dostęp i kto powinien być odpowiedzialny za zarządzanie itp.

Z Partner

Dodaj do koszyka
- Błąd dodania do koszyka. Spróbuj później.
Ilość zmieniona
- Wystąpił błąd. Spróbuj później.
Skasowany z koszyka
- Nie można usunąć produktu z koszyka. Spróbuj za chwilę.
0