Zoho TeamInbox:
Podnieś poziom zarządzania usługami wewnętrznymi
Współdzielona skrzynka odbiorcza posiada aplikacje do współpracy zespołowej, obsługi klienta i wsparcia wewnętrznego, z możliwością zastosowania w wielu funkcjach w ramach wielu zespołów. W tym artykule pokażemy jak zastosować współdzieloną skrzynkę odbiorczą w zarządzaniu usługami IT podczas współpracy zespołowej w przedsiębiorstwie i innych organizacjach.
Co to jest zarządzanie usługami wewnętrznymi?
Pracownicy codziennie kontaktują się miedzy sobą, a także między zespołami, aby wykonać swoją pracę. Gdy pracownik napotka problem, który przeszkadza mu w pracy, może poprosić o pomoc wewnętrzny zespół serwisowy. Nazywa się to zarządzaniem usługami wewnętrznymi lub obsługą klienta wewnętrznego. Innymi słowy serwis wewnętrzny to to, co Twoja firma robi dla swoich pracowników.
Zarządzanie usługami IT
Usługa informatyczna jest najlepszym przykładem obsługi klienta wewnętrznego. Gdy pracownik ma problemy z siecią biurową, urządzeniami lub aplikacjami dostarczonymi przez firmę (np. poczta, czat zespołowy, VPN itp.), może poprosić o pomoc zespół IT.
Do pokonania złożonych problemów IT dojrzałe organizacje i przedsiębiorstwa mogą stosować złożone frameworki, takie jak ITIL, COBIT, MOF, eTOM, TOGAF itp. Mogą też wdrażać narzędzia ITSM (zwane także service desk) takie jak Atlassian, BMC, Cherwell , ManageEngine ServiceDesk Plus i Service Now wraz z innymi systemami zaangażowania (np. czat zespołowy, poczta e-mail i inne) w celu rozwiązywania problemów związanych z IT.
Usługa informatyczna jest najlepszym przykładem obsługi klienta wewnętrznego. Gdy pracownik ma problemy z siecią biurową, urządzeniami lub aplikacjami dostarczonymi przez firmę (np. poczta, czat zespołowy, VPN itp.), może poprosić o pomoc zespół IT.
Do pokonania złożonych problemów IT dojrzałe organizacje i przedsiębiorstwa mogą stosować złożone frameworki, takie jak ITIL, COBIT, MOF, eTOM, TOGAF itp. Mogą też wdrażać narzędzia ITSM (zwane także service desk) takie jak Atlassian, BMC, Cherwell , ManageEngine ServiceDesk Plus i Service Now wraz z innymi systemami zaangażowania (np. czat zespołowy, poczta e-mail i inne) w celu rozwiązywania problemów związanych z IT.
Interakcje wewnątrz organizacji
W organizacjach interakcje między zespołami wykraczają poza kwestie IT. Pracownicy potrzebują wsparcia ze strony zespołów, takich jak księgowość, administracja, HR (np. płace, roszczenia medyczne), zarządzanie produktami i inne, aby ukończyć swoją pracę. Są to wysoce ustandaryzowane interakcje z predefiniowanymi zestawami żądań, które są adresowane przez odpowiednie zespoły wsparcia.
W organizacjach interakcje między zespołami wykraczają poza kwestie IT. Pracownicy potrzebują wsparcia ze strony zespołów, takich jak księgowość, administracja, HR (np. płace, roszczenia medyczne), zarządzanie produktami i inne, aby ukończyć swoją pracę. Są to wysoce ustandaryzowane interakcje z predefiniowanymi zestawami żądań, które są adresowane przez odpowiednie zespoły wsparcia.
Zoho TeamInbox do zarządzania usługami wewnętrznymi
TeamInbox to narzędzie od Zoho, znane jako udostępniona skrzynka odbiorcza. Jest niedrogie, ale intuicyjne oraz posiada aplikacje do współpracy zespołowej, obsługi klienta i wsparcia wewnętrznego.
Zoho TeamInbox jest zasadniczo zaprojektowany, aby umożliwić wielu użytkownikom równoczesny dostęp do skrzynki odbiorczej grupy, przeprowadzanie optymalnych działań na wiadomości e-mail i komunikowanie się za pośrednictwem poczty e-mail. Integruje się z usługami poczty e-mail, aby usprawnić zarządzanie pocztą i ułatwić współpracę. Wielu użytkowników w zespołach może uzyskiwać dostęp, czytać, zarządzać i wysyłać wiadomości e-mail dzięki pojedynczej przestrzeni współpracy w narzędziu.
Zespoły mogą konfigurować grupowe skrzynki odbiorcze w odpowiednich przypadkach, dodawać członków zespołu i konfigurować przepływy pracy w udostępnionej skrzynce odbiorczej, aby każdy zespół miał inny zestaw procesów i narzędzi.
Poniżej kilka przykładów skrzynek grupowych dla różnych zespołów organizacyjnych.
Zespół | Identyfikatory grup |
Zasoby ludzkie | rekrutacja@ CV@ payroll@ frekwencja@ nauka@ med-claim@ |
Marketing | design@ marketing@ kampanie@ social@ |
Finanse | rozliczenia-do-płatności@ rozliczenia-odbiorców@ zwrot@ faktura@ |
Admin/IT | wyposażenie@ urządzenie@ wsparcie techniczne@ |
Podróże | lot@ hotel@ |
- Zespół projektowy może inicjować rozmowy z wnioskodawcą bezpośrednio w wiadomości e-mail i omawiać wymagania, oznaczając je w funkcji czatu, tworząc bezproblemową współpracę.
- Zespół projektowy może definiować reguły i konfigurować obieg wiadomości e-mail dostarczanych do skrzynek odbiorczych grup. Na przykład może zautomatyzować tagi dla żądań o wysokim priorytecie i przypisać je do konkretnego projektanta.
- Zespoły mogą również tworzyć szablony zgłoszeń serwisowych; na przykład zespoły mogą utworzyć katalog, aby zebrać więcej szczegółów na temat żądania od zgłaszającego.
- Zespół projektowy lub menedżer może wykorzystać analizy i śledzić wgląd w liczbę przychodzących żądań lub indywidualnych projektantów (członków zespołu) oraz logi aktywności audytu.
- Na przykład menedżer może zrozumieć rodzaj wniosków, z jakich zespołów, średni czas realizacji każdego wniosku i więcej, aby wykonać telefony dotyczące zatrudniania nowych zasobów lub ulepszania zestawu narzędzi w celu lepszego świadczenia usług.
Korzyści w użytkowaniu Zoho TeamInbox do zarządzania usługami wewnętrznymi
Oszczędność i produktywność
Aby poprawić produktywność, organizacje muszą standaryzować procesy świadczenia usług. Wdrożenie service desku lub narzędzia pomocy technicznej dla każdej instancji konkretnego przypadku użycia jest niezwykle kosztowne, na co stać tylko duże przedsiębiorstwa. Współdzielone skrzynki odbiorcze to świetny sposób na zwiększenie produktywności w organizacji.