ZOHO alternatywą dla Microsoft Office'a?

Wielu klientów zadaje sobie pytanie, czy powinni rozważyć nabycie produktów alternatywnych w stosunku do Microsoft Office. Pytanie to zadawane jest zazwyczaj przez organizacje, które nie zakupiły licencji zapewnienia oprogramowania (Microsoft Software Assurance) lub nabyły licencję zapewnienia oprogramowania Microsoft Office, lecz chciałyby z niej zrezygnować. Licencja ta jest dość kosztowna, ceny rozpoczynają się od 100 USD za użytkownika za rok. W momencie, kiedy firma chce wdrożyć nową wersję oprogramowania Office, organizacje nieposiadające licencji zapewnienia oprogramowania zmuszone są do zakupu nowych wersji w regularnej cenie ( między 290 a 370 USD za użytkownika za Office Standard) ponieważ od 2001 nie ma możliwości zakupu samej aktualizacji oprogramowania. W związku z tym wiele organizacji chciałoby korzystać z tańszych produktów. Jeśli wierzyć teorii, według której 80% użytkowników wykorzystuje 20% funkcji systemu Microsoft Office, nawet, jeśli różni użytkownicy wykorzystują inne funkcje, lecz tylko 20% ze wszystkich funkcji, wówczas większość użytkowników mogłaby korzystać z aplikacji innych niż Office. Występują jednak inne kwestie, takie jak kompatybilność i funkcjonalność, które należy rozważyć. Pewne organizacje i użytkownicy wymagają pełnej kompatybilności oraz zgodności, niestety żaden z produktów alternatywnych nie posiada wszystkich funkcji i nie jest w pełni kompatybilny z Microsoft Office. Większość produktów powstałych w oparciu o sieć Internet wciąż nie zapewnia możliwości pracy w trybie offline, w społeczeństwie, które staje się coraz bardziej mobilne, stanowi to czynnik hamujący adaptację tego rozwiązania. Można założyć, że z upływem czasu zwiększą się możliwości pracy w trybie offline, jeszcze bardziej upowszechni się dostęp online, a standardowe formaty dokumentów będą pomocne w zwiększeniu kompatybilności i wierności wyświetlanych obrazów, lecz rozwiązanie problemu ograniczonego dostępu w trybie offline będzie trwało co najmniej kilka lat. Organizacje poszukujące jednego produktu, który będzie zgodny z potrzebami wszystkich użytkowników nie będą miały dużego wyboru. W takiej sytuacji prawdopodobnie implementują Microsoft Office nawet, jeśli oferuje wiele zbędnych funkcji. Jeśli większość użytkowników Twojej organizacji obecnie korzysta z aplikacji Office, warto zastanowić się nad tym, co zrobić, jeżeli w organizacji potrzebna będzie większa liczba licencji. Przykładowo, posiadając 40,000 licencji aplikacji Office 2003 w sytuacji powolnego rozwoju firmy po upływie trzech lat może zajść potrzeba zwiększenia liczby użytkowników o kolejnych 500. W takim wypadku najprawdopodobniej organizacja zakupi 500 licencji aplikacji Office 2007 (wówczas nie będzie można nabyć licencji Office 2003) i będzie używała implementowanych licencji Office 2007 w ograniczonym zakresie lub zainstaluje te licencje w miejscu pracy użytkowników, którzy naprawdę ich potrzebują (takich jak pracownicy działu finansowego, dla których przydatna może być większa ilość komórek w arkuszu Excel). Lecz co w sytuacji, gdy po upływie trzech lat organizacja będzie potrzebowała 5,000 dodatkowych licencji? Taki scenariusz, w którym należy uzupełnić różnicę pomiędzy posiadaną liczbą licencji oraz wymaganą liczbą licencji, nazywamy „wypełnianiem luki”. Przy dużej liczbie brakujących licencji wskazane jest rozważenie rozwiązania opisanego poniżej. Należy znaleźć 5,000 użytkowników, korzystających z Microsoft Office, którzy wykorzystują niewiele funkcji pakietu Office, nie używają aplikacji Access, makr, aplikacji biurowych ani formularzy czy skomplikowanych dokumentów, ich aktywność polega głównie na wzajemnej wymianie dokumentów do edycji. Należałoby zabrać licencje Office 2003 od tych użytkowników (nie są to licencje OEM, które raz zainstalowane nie mogą być usunięte z komputera) i implementować dla nich produkt alternatywny (najczęściej stosowanym wypełniaczem luki jest OpenOffice.org). Następnie należałoby implementować licencje Office dla nowych użytkowników, którzy ich potrzebują. Takie rozwiązanie zapewnia organizacji pole manewru oraz kilka dodatkowych lat zanim implementowanie nowego produktu będzie konieczne. Microsoft Office nie może zostać całkowicie wyeliminowany Nawet, jeżeli zdecydujesz się na implementowanie produktów alternatywnych w stosunku do Office, nie wszyscy użytkownicy będą mogli z nich korzystać. Zawsze znajdzie się grupa użytkowników (korzystających z Access, makr i aplikacji biurowych, wymagający 100% wierności wyświetlanych obrazów), którzy będą potrzebowali Office, więc tak czy inaczej okaże się, że będziesz w Twojej organizacji stosował dwa rodzaje oprogramowania. Czerpanie korzyści z posiadanych licencji Office i wypełnianie luk produktami alternatywnymi jest doskonałym rozwiązaniem. Produkty Alternatywne: Nie muszą zastępować, lecz mogą uzupełniać

Silną stroną aplikacji biurowych powstałych w oparciu o sieć Internet jest łatwość kooperacji, jaką zapewniają, oraz dodatkowe funkcje w obszarze współpracy, których brak aplikacjom Microsoft Office (zwłaszcza implementowanym bez programu SharePoint). Jak dotąd większość produktów Web 2.0 nie jest używanych w zamian, lecz jako uzupełnienie aplikacji Microsoft.

100% respondentów deklarujących korzystanie z Google Docs twierdzi, że traktują je jako oprogramowanie dodatkowe, nie zastępujące Microsoft Office. Użytkownicy korzystający z produktów alternatywnych pracujących w oparciu o sieć Internet tworzą pliki w Microsoft Office, ładują je do aplikacji alternatywnych, udostępniają innym użytkownikom do wspólnej edycji, a następnie pobierają opracowane dokumenty, aby zakończyć pracę.

Do słabych stron produktów pracujących w oparciu o sieć Internet zaliczyć można interfejsy oraz funkcje umożliwiające tworzenie treści. Obszary te stanowią jednocześnie najsilniejszą stronę Microsoft Office. Kombinacja silnych stron Microsoft Office (w obszarze tworzenia treści) oraz produktów alternatywnych (w obszarze współpracy) stanowić może dobrą podstawę testowania alternatywnych produktów bez konieczności inwestowania znaczących środków w niedopracowane produkty czy technologie.

Podsumowanie

Organizacje poszukujące rozwiązań alternatywnych w stosunku do Microsoft Office powinny najpierw przeanalizować jak długo jeszcze wersja Office, z której aktualnie korzystają będzie użyteczna a następnie rozważyć produkty alternatywne takie jak ZOHO Business jako wypełnienie luk brakujących licencji.