Fundacja Primus
Fundacja Primus od wielu lat zajmuje się doskonaleniem systemu edukacji oraz rozbudzaniem w dzieciach i młodzieży trwałego zainteresowania uprawianiem sportu i podnoszeniem sprawności fizycznej uczniów. Fundacja prowadzi niepubliczną szkołę podstawową oraz liceum w Warszawie.
Wyzwania
Administracja szkół miała trudności ze zbieraniem i przetwarzaniem danych kandydatów, korzystała z różnych nie kompatybilnych narzędzi. Dodatkowo formularze kontaktowe nie były w pełni dostosowane do potrzeb rekrutacyjnych. Powodowało to chaos informacyjny oraz więcej prac wykonywanych ręcznie ze strony personelu administracyjnego.
Rozwiązanie
- Istniejąca baza danych oraz przepływy pracy zostały łatwo przeniesione do Zoho CRM. Powstała również dodatkowa automatyzacja, synchronizacja i raportowanie.
- Za pomocą aplikacji low-code Zoho Creator zostały stworzone rozbudowane formularze, które poprawiły proces rekrutacji uczniów.
- Formularze w pełni synchronizują się z modułami w CRM, co pozwala automatycznie zbierać dane i zarządzać nimi. Różne formularze są wysyłane do rodziców oraz uczniów w różnym czasie, a pola w CRM aktualizują się automatycznie odpowiednio do najnowszych odpowiedzi.
Efekty wdrożenia i korzyści
Dzięki stworzeniu przepływów pracy w Zoho CRM w szkole znacznie poprawiła się organizacja pracy. Synchronizacja modułów skróciła czas zbierania danych kandydatów i ich rozpatrywania, średnio o ok. 2 dni robocze, w porównaniu do poprzednich procesów rekrutacji. Zyskano dodatkowy czas, który personel może poświęcić na inną efektywną pracę w związku z pozostałymi czynnościami rekrutacyjnymi. Wszystkie dane są uporządkowane, nie ma problemów z ich odnajdywaniem i weryfikowaniem. Wcześniej często dane się gubiły lub był problem z ich odnajdywaniem. Obecnie dzięki temu, że aplikacje i moduły są zsynchronizowane, każdy uprawniony pracownik ma podgląd do informacji i wprowadzanych zmian. Płynnie przechodzi się pomiędzy aplikacjami.
