MW Spedition
Firma spedycyjna z wieloletnim doświadczeniem, która zajmuje się
transportem towarów w Polsce, Niemczech, Belgii, Francji, Austrii, Holandii i Szwajcarii. Firma posiada dużą bazę zleceniodawców i przewoźników, a jej charakter pracy polega na płynnym zorganizowaniu transportu i przetwarzaniu dużej ilości danych zawartych w specyficznej dokumentacji branżowej oraz księgowej.
Wyzwania
Rynek transportowy stawia przed spedytorami coraz większe wymagania. Liczy się precyzja, płynność pracy i elastyczność związana z dopasowaniem usług do potrzeb rynku. Ze względu na działalność na wielu rynkach polskim i zagranicznym procedury w obrębie poszczególnych zleceń mogą się znacznie różnić. Wynika to z umów wewnętrznych, krajowych, wewnątrzwspólnotowych czy eksportowo importowych. Firma przygotowuje wiele wariantów ofert wyliczanych w oparciu o zmienne kursy walut, co sprawia, że kontrola marży na zleceniach to spore wyzwanie.
Również ogromne znaczenie ma sprawna wymiana informacji między oddziałami i pracownikami, co wpływa na efektywność i wydajność pracy. Tak więc najważniejsze wyzwania jakie firma musi realizować to:
- ewidencja zleceń,
- zbieranie danych o kontrahentach (zleceniodawcach) i przewoźnikach i tworzenie bazy danych,
- prowadzenie księgowości z automatyczną aktualizacją kursu Euro oraz zbiorcze wysyłanie przelewów,
- automatyczne przygotowanie korespondencji zbiorczej płynna komunikacja pomiędzy pracownikami i oddziałami.
Rozwiązanie
Na podstawie przedstawionej charakterystyki branży oraz wskazanych przez firmę wyzwań i problemów, przygotowaliśmy dla niej indywidualne rozwiązania.
Pierwszy etap zmian obejmował utworzenie modułów do prowadzenia dokumentów księgowych (faktur, dokumentów kosztowych i not obciążeniowych). Dodatkowo podłączyliśmy system z bankiem do pobierania aktualnego kursu NBP i stworzyliśmy oddzielny moduł dla korekt dokumentów księgowych. Tworzenie modułu obejmowało wszystkie dokumenty przygotowywane do druku i wysyłki danego dnia. Na tym etapie zaproponowaliśmy również łączenie zleceniodawców, czyli osób które potrzebują przetransportować jakieś towar z przewoźnikami.
Kolejnym krokiem była personalizacja CRM obejmująca:
∙ Tworzenie paczek przelewów dla przyspieszenia i usprawnienia pracy księgowości. Klient chciał w szybki sposób, za pomocą jednego kliknięcia wybrać kilka faktur i wygenerować gotową paczkę do załadowania i wysłania do banku.
∙ Zaprojektowanie modułu, który pozwoli stworzyć zlecenie zawierające wielu punktów trasy, wygenerowanie szablonu tego zlecenia oraz dodanie warunków.
∙ Możliwość sprawdzenia kredytu kupieckiego.
∙ Integracja CRM z mailem. Dzięki temu generowanie i wysyłka faktur, dokumentów kosztowych oraz not obciążeniowych można dokonać od razu ze zlecenia za pomocą jednego przycisku.
∙ Stworzenie funkcjonalności rozliczającej kompensaty.
∙ Tworzenie plików xsl, które importują się do banku.
∙ Widget (dodatek) w CRM, który rozlicza przelewy (od najstarszej faktury).
W następnym etapie dzięki wykorzystaniu funkcji Creator oraz CRM utworzyliśmy dla firmy aplikację do wyszukiwania przewoźników, która ma umożliwić szybkie wyszukiwanie dostępnych przewoźników na podstawie trasy i daty. Posiada także opcję wysłania ofert do przewoźników. Do CRM dodana została także funkcja, która zamienia kwotę liczbową na słowną oraz generator plików z przelewami.
Efekty wdrożenia i korzyści
Wprowadzone rozwiązania przyniosły firmie wiele korzyści i zautomatyzowały kluczowe procesy dotyczące organizacji dokumentacji i komunikacji z przewoźnikami.
- Zwiększenie efektywności prac, zarówno w zespołach zajmujących się dokumentacja biurową i księgową jak i w relacjach klient- przewoźnik. Łatwy w obsłudze CRM, który zautomatyzował wiele procesów dotyczących generowania i wysyłki dokumentów.
- Automatyzacja w przeliczaniu dokumentów walutowych po aktualnym kursie.
- Wszystkie dane w jednym miejscu, co pomaga w organizacji kontaktów, gwarantuje aktualność danych, sprawną wymianę informacji czy planowanie korespondencji.
- Lepsza wydajność i płynność pracy przewoźników.
Narzędzia
- CRM
- Creator
"Program działa, ale nie obyło się bez niedociągnięć. Mogę zdecydowanie polecić jeśli od początku do końca jedna ekipa będzie się zajmować projektem i na początku zostaną przedstawione ograniczenia też jakie ma Zoho"
Tomasz Job
Asystent Dyrektora Generalnego
