Omówienie
Firma napotykała wcześniej na kilka wyzwań. Aktualnie szczególnie docenia kompleksowość oferowaną przez pakiet Zoho One, zwłaszcza Zoho CRM. Wcześniejszy brak kontroli i ograniczona świadomość zostały zastąpione entuzjazmem pracowników, którzy teraz dostrzegają wszystkie możliwości, jakie daje im Zoho CRM oraz cały zestaw narzędzi w ramach Zoho One. Procesy związane z zapytaniami ofertowymi zostały skutecznie zorganizowane, umożliwiając firmie pełną kontrolę nad przepływem pracy handlowców, dostosowaną do ich indywidualnych preferencji. Zachęcamy do zgłębienia szczegółów i doświadczeń związanych z wdrożeniem.
Opis działalności
Opisywana współpraca dotyczy firmy wyspecjalizowanej w dziedzinie informatyki, dokładniej oferującej kompleksowe rozwiązania, zarówno w postaci oprogramowania licencyjnego, jak i fizycznych produktów elektronicznych, które umożliwiają pełną automatyzację budynków. Działalność firmy rozpoczęła się od dostarczania oprogramowania i dedykowanych rozwiązań dla branży HORECA, koncentrujących się na systemach hotelowych oraz synchronizacji z innymi oprogramowaniami.
Aktualnie, firma rozszerzyła swoją ofertę, prezentując kompleksową automatyzację obiektów i procesów, obejmując innowacyjne zamki online oraz kioski samoobsługowe. Choć siedziba znajduje się na południu Polski, produkty firmy cieszą się zainteresowaniem na całym świecie. Z dumą podkreślają reprezentanci, że liczba zadowolonych klientów firmy przekroczyła już 6 tysięcy, co świadczy o wysokiej jakości i efektywności oferowanych przez rozwiązań.
Stwierdzenie problemu i kluczowe wyzwania
Firma napotkała trzy kluczowe wyzwania w różnych obszarach.
1 - Obszar Sprzedaży:
Problem: Brak skutecznego monitorowania i planowania procesów sprzedażowych.
Rozwiązanie: Konieczność efektywnego gromadzenia informacji dotyczących sprzedaży.
2 - Obsługa i Support Klientów.
Problem: Zarządzanie napływającymi zleceniami w obszarze obsługi klienta, brak kontroli i ryzyko pominięcia zgłoszeń.
Rozwiązanie: Poprawa procesów opieki supportowej w celu efektywnego radzenia sobie z napływającymi zleceniami.
3 - Wdrożenie Dużych Klientów.
Problem: Brak odpowiednich narzędzi do skutecznego wdrożenia nowych, dużych klientów, którzy nabywają różnorodne rozwiązania.
Rozwiązanie: Konieczność skutecznego planowania i realizacji procesów wdrożeniowych dla dużych klientów w celu zapewnienia satysfakcji i efektywności.
Podsumowując, firma musiała skupić się na usprawnieniu obszarów sprzedaży, obsługi klientów oraz procesów wdrożeniowych, aby zwiększyć ogólną wydajność i satysfakcję klientów.
Ocena problemu
Firma skoncentrowała się głęboko na własnych procesach. Co istotne, zespół Z Partner nie tylko przedstawił system, ale także zadał pytania dotyczące procesów firmy oraz jej potrzeb. Zespół opisywanej firmy musiał dostosować się do zmiany pewnych procesów, ale ta inwestycja zdecydowanie przyniosła korzyści.
Cytat od Chief Operating Officer firmy:
"Do tej pory jak miałam prezentacje systemów. Niestety, ale sama prezentacja systemu nie pozwoliła nam zobaczyć: Jak bardzo możemy się rozwinąć z jakimś systemem? Jak bardzo możemy coś zmienić i jak patrzymy krótkowzrocznie?"
Proponowane rowiązania
Zastosowanie narzędzi Zoho oraz ich kluczowe funkcjonalności pod kątem wymagań klienta.
1. Zoho CRM:
- Uporządkowany Dostęp do Dokumentów: Skoncentrowana platforma umożliwiająca łatwy dostęp do dokumentów, w tym ofert handlowych.
- Kontrola Przepływu Pracy: System umożliwiający precyzyjną kontrolę nad przepływem pracy, co pomaga w efektywnym zarządzaniu procesami biznesowymi.
- Bieżący wgląd Menedżerów w postępy miesięcznego planu: Menedżerowie otrzymują aktualne informacje dotyczące postępów w realizacji miesięcznych planów, co umożliwia szybką reakcję i dostosowanie strategii.
- Precyzyjna segmentacja klientów i skutecznie dopasowane działania: Możliwość dokładnej segmentacji klientów pozwala na personalizowane podejście, co z kolei zwiększa skuteczność działań marketingowych i sprzedażowych.
- Ocena Efektywności Działów Handlowych: System umożliwia ocenę efektywności działów handlowych, co pozwala na identyfikację mocnych stron i obszarów do poprawy.
- Kontrola nad wydatkami na kampanię marketingową: Zoho CRM oferuje narzędzia do skrupulatnej kontroli wydatków związanych z kampaniami marketingowymi, co pozwala na optymalizację budżetu.
- Kontrola etapów w lejku sprzedażowym: System umożliwia ścisłą kontrolę nad etapami w lejku sprzedażowym, ułatwiając monitorowanie postępu i identyfikację obszarów do optymalizacji.
2. Zoho SalesIQ.
- Baza wiedzy: Dostęp do obszernej bazy wiedzy zawierającej najlepsze treści i informacje dla odwiedzających stronę.
- Obsługa w czasie rzeczywistym na czacie: Możliwość zapewnienia obsługi w czasie rzeczywistym poprzez funkcję czatu, umożliwiając natychmiastową interakcję z odwiedzającymi.
- Scenariusze rozmów w chatbotach: Przygotowane scenariusze rozmów dla klientów w postaci chatbotów, ułatwiające skuteczną komunikację i obsługę klienta.
Te funkcje Zoho SalesIQ pozwalają na efektywne zarządzanie interakcjami z odwiedzającymi stronę, zapewniając jednocześnie dostęp do wartościowej wiedzy i umożliwiając obsługę klienta w czasie rzeczywistym.
3. Zoho Desk.
- Scentralizowane zgłoszenia: Narzędzie umożliwia konfigurację zgłoszeń pod konkretne działy firmy. Dzięki temu menadżer może skutecznie planować prace poszczególnych osób, przydzielając im zadania zgodnie z ich obszarem odpowiedzialności.
- Zarządzanie działami: Dzięki Zoho Desk możliwe jest efektywne zarządzanie różnymi działami firmy poprzez przypisywanie zgłoszeń do konkretnych obszarów odpowiedzialności. To ułatwia monitorowanie i kontrolowanie przepływu pracy w poszczególnych sekcjach organizacji.
- Indywidualne planowanie prac: Narzędzie umożliwia menadżerowi dostosowanie pracy poszczególnych pracowników poprzez skonfigurowanie zgłoszeń zgodnie z ich umiejętnościami i zakresem obowiązków. To pozwala na efektywne rozplanowanie zadań i zoptymalizowanie procesu pracy.
- Śledzenie postępu prac: Zoho Desk umożliwia monitorowanie postępu prac nad zgłoszeniami, co pozwala na bieżąco śledzić, jakie działania zostały podjęte w ramach poszczególnych obszarów firmy. To istotne narzędzie do utrzymania przejrzystości w procesie rozwiązywania problemów.
4. Zoho Projects.
Zoho Projects oferuje szereg cech i możliwości, które umożliwiają menadżerom ścisłe nadzorowanie:
- przepływu informacji;
- zarządzanie czasem;
- monitorowanie postępu realizacji projektów.
Narzędzie to pozwala na elastyczne planowanie pracy zarówno dla wewnętrznych pracowników, jak i zewnętrznych partnerów, co sprzyja efektywnej współpracy i skutecznemu osiąganiu celów projektowych.
Implementacja
Implementacja Zoho CRM.
Firma jest na chwilę obecną zachwycona. Wszystko udało się uporządkować. Wszystkie zapytania ofertowe mają swoje miejsce. Można skontrolować przepływ pracy handlowców tak, jak tego oczekiwano. Kierownicy działów i ich przełożeni widzą postępy, jak buduje się miesięczny potencjał sprzedaży. Za pomocą Zoho firma dokonała segmentacji klientów i lepiej dopasowuje oferty dzięki temu.
Firma jest w stanie oceniać realnie efektywność działów handlowych, ale też kampanii marketingowych! Widoczne jest, ile firma wydała na kampanię marketingową i ile się z niej zwraca. Zespół docenia również możliwość wglądu w to, na jakim etapie są zapytania Klientów. System pomaga też firmie w zebraniu informacji o niezakończonych i odrzuconych ofertach. Zoho CRM pomaga zaplanować i narzucić działom handlowym przejście całego lejka sprzedażowego. Do tej pory firma nie miała nad tym kontroli i świadomości wielu ważnych etapów.
Implementacja Zoho SalesIQ i obsługa supportowa.
Tutaj Zespół jest na etapie wykorzystania wprowadzenia bazy wiedzy do Zoho i jej zalet. Podłączono chat bota, który podpowiada najlepsze treści i informacje dla klienta.
Implementacja Zoho Desk.
Firma ma skonfigurowane zgłoszenia pod działy, nad którymi widzi i planuje prace poszczególnych osób. Działy pracowały na 3 różnych innych systemach supportowych. Zoho jest najbardziej intuicyjny i dopasowany pod pracę działów technicznych.
Wykorzystanie Zoho Projects.
W tym narzędziu firma zorganizowała sobie pracę tak, że każdy klient jest w oddzielnym projekcie. Od momentu, kiedy nastąpi sprzedaż, tworzy się projekt. W efekcie tych konfiguracji wieloosobowe zespoły zaczęły ze sobą współpracować. Pomimo wielu otwartych zadań i dużej liczby zaangażowanych pracowników, menadżerowie mogą pilnować przepływu informacji, czasu i realizacji. Zoho Projects wykorzystywany jest przez firmę także w planowaniu pracy wewnętrznych pracowników oraz zewnętrznych partnerów - w sytuacji korzystania z usług outsourcingu.
Rezultat
Mimo, że firma definiuje siebie jako niewielka, dzięki wdrożeniu narzędzi Zaho pojawił się nowy potencjał do rozwoju. Firma mogła poważnie skupić się na zautomatyzowaniu procesów i uszczelnieniu przepływu komunikacji. W rezultacie tych działań wzrosła kontrola nad istotnymi obszarami, ale również wydajność firmy o 70 %!!!
Chief Operating Officer jako osoba nadzorująca całą firmę widzi, jak obłożona jest firma - sprzedażowo, supportowo oraz marketingowo. To wszystko pozwala lepiej podejmować racjonalne decyzje:
"Chciałabym wyrazić moją bardzo pozytywną opinię odnośnie do ZOHO ONE. Jestem głęboko przekonana, że wasze narzędzie CRM wpływa na rozwijanie i obsługę usług wsparcia klienta, a także na dalsze projektowanie w programowaniu. Wasz produkt jest bardzo elastyczny i intuicyjny w użyciu. Ponadto wasz doświadczony zespół skutecznie go wdrożył."
Poznaj pozostałe historie sukcesu wdrożeń różnych aplikacji Zoho w firmach z różnych sektorów gospodarki i z różnych branż.
Bez względu na rodzaj i kompleksowość wymagań, usprawniamy skomplikowane procesy technologiczne w firmach. Wdrażamy integracje i automatyzacje z wykorzystaniem narzędzi Zoho, dzięki którym Firmy mogą sprawniej i z sukcesem działać na rynku, zdobywać więcej klientów i skalować swoje biznesy.
Z Partner jako Partner Premium Zoho, niezmiennie od ponad 15 lat dostarcza wartość i rozwiązania dla Polskich i zagranicznych firm.
