Zarządzanie zadaniami 

Zarządzanie zadaniami w zespole lub firmie obejmuje: identyfikację obowiązków, delegowanie ich członkom zespołu, ustalanie priorytetów i śledzenie ich postępów. Oprogramowanie do zarządzania biurem jest wyposażone w szeroką gamę narzędzi do zarządzania zadaniami, takich jak przydzielanie zadań, listy rzeczy do zrobienia, przypomnienia o terminach i śledzenie postępów. Te narzędzia pomagają zespołom zachować porządek, koncentrację i kontrolę nad pracą.

Korzystając z list rzeczy do zrobienia, członkowie zespołu mogą tworzyć listy zadań w kolejności priorytetów i odhaczać je po ich ukończeniu. Z kolei przydziały zadań umożliwiają użytkownikom przydzielanie określonych zadań innym osobom i ustalanie terminów ich wykonania. Dzięki śledzeniu postępów członkowie zespołu i menedżerowie mogą uważnie śledzić stan każdego zadania i szybko identyfikować wszelkie problemy lub opóźnienia. Ponadto przypomnienia o terminach zapewniają, że członkowie zespołu są świadomi zbliżających się terminów, co pomaga im uniknąć opóźnień.

Zapytaliśmy chatGPT o listę popularnych programów do zarządzania zadaniami używanych przez firmy. Oto co polecił:

Śledzenie czasu 

Śledzenie czasu obejmuje mierzenie i rejestrowanie czasu spędzonego na różnych zadaniach, projektach i działaniach w celu monitorowania postępów, identyfikowania obszarów wymagających poprawy i zapewnienia efektywnego zarządzania czasem. Automatyczne śledzenie czasu pracy i karty czasu pracy należą do narzędzi dostępnych w oprogramowaniu do zarządzania biurem.

Narzędzia te monitorują aktywność użytkownika na jego komputerze, w tym używane aplikacje i strony internetowe, oraz przypisują ich do odpowiednich zadań lub projektów. Z drugiej strony karty czasu pracy to inny rodzaj narzędzia do śledzenia czasu, które umożliwia użytkownikom ręczne rejestrowanie czasu spędzonego na różnych zadaniach i czynnościach. Jest to szczególnie przydatne dla osób, które pracują nad wieloma projektami lub zadaniami z różnymi stawkami rozliczeniowymi lub klientami.

Narzędzia polecane przez chatGPT:

Zarządzanie kalendarzem 

Proces organizowania i planowania terminów, spotkań i wydarzeń dla organizacji lub zespołu jest znany jako zarządzanie kalendarzem. Współdzielone kalendarze i narzędzia do planowania umożliwiają członkom zespołu wzajemne przeglądanie harmonogramów, ułatwiając planowanie spotkań i terminów, zapewniając jednocześnie, że wszyscy są dostępni w razie potrzeby. Funkcje przypomnień pomagają członkom zespołu zachować porządek i zapewniają, że nie przegapią ważnych terminów ani spotkań. Narzędzia te pomagają zwiększyć produktywność, usprawnić współpracę i pomóc w osiąganiu wysokiej jakości wyników.

Narzędzia polecane przez chatGPT:

Zarządzanie plikami 

Zarządzanie plikami obejmuje organizowanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów w scentralizowanej lokalizacji, do której mają dostęp wszyscy członkowie zespołu, umożliwiając spójną współpracę nad zadaniami i projektami. 

Przechowywanie w chmurze zastępuje fizyczne urządzenia pamięci masowej, umożliwiając członkom zespołu przechowywanie i dostęp do plików online. Rozwiązanie jest szczególnie przydatne w przypadku zdalnych zespołów z rozproszonymi geograficznie członkami. Oprócz udostępniania plików, systemy zarządzania dokumentami pomagają zespołom zarządzać, organizować i udostępniać dokumenty. Dzięki funkcjom, takim jak kontrola dostępu i ścieżki audytu, użytkownicy mogą współpracować nad dokumentami bez utraty informacji lub wprowadzania nieautoryzowanych zmian. 

ChatGPT w odpowiedzi na nasze zapytanie: 

Zarządzanie zasobami 

Odpowiednie narzędzia pomagają zarządzać personelem, finansami, materiałami, sprzętem i czasem, zapewniając efektywne wykorzystanie zasobów. Zasoby są oceniane i określane, a potencjalne niedobory identyfikowane. Narzędzia do śledzenia zasobów kontrolują, analizują i identyfikują niedostateczne i nadmierne wykorzystanie.

ChatGPT dostarczył nam tę listę powszechnie używanego oprogramowania do zarządzania zasobami używanego przez firmy.

Komunikacja 

Komunikacja w kontekście zarządzania biznesem obejmuje wymianę informacji i pomysłów między jednostkami i zespołami w organizacji. Skuteczna komunikacja gwarantuje, że wszyscy są w tym samym miejscu swojej wiedzy i mają dostęp do najważniejszych informacji, takich jak zasady i procedury firmy. Oprogramowanie do zarządzania pakietem Office udostępnia szereg narzędzi komunikacyjnych, takich jak  komunikatory, wideokonferencje i poczta e-mail.

Poczta e-mail jest najczęściej używanym narzędziem komunikacyjnym, głównie do wysyłania wiadomości, plików i dokumentów. Jest idealna do formalnej komunikacji, takiej jak wysyłanie wiadomości do klientów. Innym popularnym narzędziem komunikacyjnym są komunikatory internetowe, które pozwalają członkom zespołu komunikować się w czasie rzeczywistym. Współpracę ułatwiają wideokonferencje, skuteczne narzędzie do wirtualnych spotkań twarzą w twarz między zespołami pracującymi zdalnie.

W tej kategorii ChatGPT poleca:

Śledzenie wydajności 

Śledzenie wydajności obejmuje ocenę i nadzorowanie wydajności poszczególnych osób, zespołów i całej organizacji. Oprogramowanie do zarządzania pakietem Office udostępnia szereg narzędzi do śledzenia wydajności, takich jak funkcje planowania, monitorowania, oceny i raportowania wydajności. Narzędzia te pomagają organizacjom oceniać ich wydajność, identyfikować obszary wymagające poprawy i optymalizować ich działania.

Planowanie wyników obejmuje wyznaczanie celów i określanie mierników ich osiągnięcia. Monitorowanie wydajności śledzi metryki i identyfikuje obszary, w których brakuje wydajności. Ocena wydajności -ocenia wyniki pracowników na podstawie ustalonych kryteriów:

Zarządzanie finansami 

Narzędzia do zarządzania finansami, to m.in.: narzędzia do fakturowania, śledzenia wydatków i raportowania finansowego. Narzędzia do fakturowania umożliwiają organizacjom generowanie i wysyłanie faktur. Narzędzia do śledzenia wydatków pomagają monitorować wydatki i identyfikować obszary wymagające redukcji kosztów. Narzędzia do raportowania finansowego generują raporty zapewniające przegląd wyników finansowych organizacji w celu podejmowania świadomych decyzji. Narzędzia te pomagają organizacjom podejmować świadome decyzje, prowadzić dokładną dokumentację i monitorować wyniki finansowe.

W tej kategorii ChatGPT poleca:

Podsumowanie 

Narzędzia do zarządzania biurem są niezbędne do zwiększenia produktywności i obniżenia kosztów. Narzędzia te oferują szereg funkcji do zarządzania komunikacją, zadaniami, czasem, dokumentami, księgowością i finansami, aby pomóc Twojej firmie działać wydajniej.

Fakt, że chatGPT wskazał aplikacje Zoho w każdej kategorii, potwierdza skuteczność Zoho w świecie rozwiązań do zarządzania biznesem. Zoho One — który zawiera wszystkie wskazane aplikacje w pakiecie — obejmuje wszystkie niezbędne narzędzia do zarządzania biurem, a także wiele innych funkcji, aby skutecznie wykonywać wszystkie funkcje wymagane do pomyślnego rozwoju firmy.

Co więcej, pakiet oprogramowania Zoho One to znacznie więcej niż tylko narzędzia do zarządzania biurem, działa jako zintegrowany system operacyjny dla Twojej firmy — umożliwiając zarządzanie procesami biurowymi i zapewniając ujednoliconą platformę dla wszystkich operacji, działań i pracowników. Korzystając z Zoho One, Twoja firma może uniknąć niedogodności związanych z korzystaniem z samodzielnych rozwiązań programowych wielu dostawców, które często wymagają osobnych loginów, mają różne interfejsy i funkcje oraz nie komunikują się ze sobą. Dzięki Zoho One wszystkie potrzebne narzędzia są zintegrowane na jednej platformie, co ułatwia zarządzanie i usprawnianie operacji biznesowych.

źródło: https://www.zoho.com/blog/one/best-office-management-software-according-to-ai.html