Deleguj zadania robocze 

Zwykle e-maile są wyzwalaczami zadań, ale niekończące się DW, UDW i przekazywanie dalej psują cały proces. Kontekst jest tracony, a ważne elementy giną w stosach e-maili. Skrzynka odbiorcza każdego użytkownika jest zaśmiecona i zawsze istnieje możliwość, że niektórzy pracownicy nie będą mieli nic do roboty, podczas gdy inni zostaną przeciążeni  obowiązkami.

Dzięki udostępnionej skrzynce odbiorczej możesz przypisać te e-maile do właściwej osoby i stworzyć bardzo potrzebną przejrzystość w zespołach. Współdzielone skrzynki odbiorcze umożliwiają jasne delegowanie zadań i zapewniają produktywność całego zespołu dzięki przejrzystej i spójnej przestrzeni roboczej.

Organizuj wątki

Jak często jesteś w takiej sytuacji? Idziesz do pracy w poniedziałek rano. Logujesz się na swoje konto, a tam około stu nowych e-maili w skrzynce odbiorczej. Otwierasz każdą z nich i grzęźniesz w ilości zadań, które masz na tydzień. Tracisz pojęcie, które zadania wymagają natychmiastowego działania, a które można na chwilę odłożyć. Wciskasz mentalny przycisk paniki i twoja produktywność spada.

Wielu pracowników skupia się na wszystkich przychodzących wiadomościach e-mail, nie nadając priorytetu tym, które wymagają największej uwagi, gubiąc się w morzu zadań i ostatecznie nie realizując prawie nic z założeń na dany okres czasu. 

Dzięki udostępnionej skrzynce odbiorczej — śledząc najważniejsze wątki, odkładając wątki o niższym priorytecie i archiwizując te zrealizowane — możesz inteligentnie usprawnić swoje zadania i osiągnąć optymalne wyniki. Możesz nawet pójść o krok dalej, porządkując swoje wątki na podstawie wspólnych tematów pod różnymi tagami, wyróżniając je unikalnymi kolorami.

Zautomatyzuj przepływy pracy 

W typowy dzień pracy niektóre z codziennych zadań będą powtarzalne i będą wymagały ciągłego wykonywania tych samych czynności. Ręczne ich wykonywanie pochłania Twój czas i energię, uniemożliwiając Ci skupienie się na rzeczach, które faktycznie wymagają wysiłku.

Przykład: 

Emma jest menedżerem ds. marketingu produktów w twoim zespole. Za każdym razem, gdy otrzymuje zadania związane z blogiem, zwraca się do Sandry. Zadania związane z mediami społecznościowymi przekazuje Janowi,  pracę nad wideo przypisuje Tomaszowi, a zadania związane ze stroną internetową Barbarze. Za każdym razem, gdy chce przydzielić te zadania, musi ręcznie wysłać e-maila do każdego członka zespołu, pojedynczo. Jest to monotonne i pochłania cenny czas. 

Dlatego dzięki udostępnionym skrzynkom odbiorczym możesz stworzyć zautomatyzowany przepływ pracy, który po spełnieniu określonych warunków generuje wyzwalacz, a narzędzie automatycznie zajmuje się całym procesem, podczas gdy Ty skupiasz się na konkretach.

Unikaj przełączania kart

W pracy korzystamy z wielu narzędzi do komunikacji i wymiany informacji. Niestety często nasza praca się opóźnia, ponieważ potrzebując pomocy zdarza się utknąć między aplikacjami, zginie nam ważny wątek lub kontekst rozmowy. Pracując na TeamInbox nie musisz już ciągle przełączać kart. Masz problem, który wymaga konsultacji z kolegami z teamu? Zrobisz to bez wysiłku, prowadząc wewnętrzne dyskusje tuż obok Twojego wątku, gdzie każdy zaangażowany może komentować i ułatwiać proces. Gwarantuje to, że każdy członek dyskusji będzie na bieżąco. 

Chcesz zadać pytanie komuś bezpośrednio? Po prostu dodaj @wzmiankę o osobie i wciągnij ją do swojego wątku. Utworzyłeś szkic e-maila i nie wiesz, czy treść jest wystarczająco dobra? Udostępnij wersję roboczą swojemu zespołowi do sprawdzenia i zamknij ją po wysłaniu. Tak, to takie proste!

Użyj szablonów

Ile razy wysyłasz podobna odpowiedź na otrzymanego maila? Skorzystaj z gotowych szablonów. Dzięki udostępnionym skrzynkom odbiorczym predefiniowane szablony odpowiedzi pozwalają zaoszczędzić czas. Tworzysz gotowe odpowiedzi na podstawie swoich doświadczeń, a w razie potrzeby po prostu wybierasz szablon i wysyłasz wiadomość e-mail.  Cały zespół może z nich korzystać, usprawnia to pracę i utrzymuje spójną tożsamość w wiadomościach e-mail.

Chcesz wypróbować jak działa nowe narzędzie TeamInbox od Zoho?   Włącz 14-dniowy bezpłatny okres próbny Zoho TeamInbox . Sprawdź jak poprawi się wydajność i komfort pracy Twojego zespołu.