Macierz Eisenhowera,
czyli jak skutecznie zwiększyć produktywność zespołu.
Po długim okresie pracy zdalnej, wielu pracowników zaczęło powracać do tradycyjnego modelu pracy w biurze. Część jednak zdecydowała się kontynuować pracę zdalną. Dlatego, aby zrównoważyć sytuację wiele organizacji decyduje się na hybrydowy model pracy. Jednym z głównych wyzwań przed jakimi stają jest terminowe wykonanie zadań. Ponadto zespół pracujący w różnych lokalizacjach może nie działać zbyt produktywnie. Managerowie zespołów wdrażają różne techniki wydajności czasu. Jedne lepiej nadają się do do pracy indywidualnej (jak np. technika Pomodoro), a inne do pracy zespołowej. Tutaj liderem jest tzw. Eisenhower Matrix, czyli macierz Eisenhowera. Jak więc działa jak można ją wykorzystać do ulepszenia hybrydowego modelu pracy Twojej firmy?
Macierz Eisenhowera - czym jest i po co Ci potrzebna?
Dwight D. Eisenhower był generałem armii i 34 prezydentem Stanów Zjednoczonych. Był znany ze swoich zasad zarządzania czasem. W pamięci wszystkich zostało jego przemówienie na Drugim Zgromadzeniu Światowej Rady Kościołów (1954), w którym powiedział: „Pilne nie jest ważne, a ważne nigdy nie jest pilne." Stephen Covey, autor książki The 7 Habits of Highly Effective People, wykorzystał to stwierdzenie do skonstruowania narzędzia zwiększającego wydajność pracy, znanego obecnie jako macierz Eisenhowera. To narzędzie pomaga wyeliminować niepożądane czynności, które pochłaniają niepotrzebnie czas. To idealne narzędzie dla osób, które są w notorycznym "niedoczasie". Można ją też wykorzystać do ulepszenia hybrydowego modelu pracy Twojej firmy.
Strategia planowania z wykorzystaniem Zoho Cliq
Strategia planowania pracy miesięcznej, tygodniowej i codziennej jest taka sama. Na początku każdego okresu pracy należy zorganizować spotkanie, aby zaplanować zadania na dany tydzień. Aby prowadzić spotkania zespołowe, zwłaszcza w zdalnym lub hybrydowym środowisku pracy, spróbuj użyć dostępne Ci narzędzia do zdalnej i hybrydowej współpracy biznesowej, takich jak Zoho Cliq.
Po spotkaniu z zespołem i ustaleniu listy zadań na dany okres pracy, podziel je na cztery części w oparciu o ich pilność i ważność: do wykonania natychmiast, do zaplanowania na później, do oddelegowania, i takie których nie trzeba robić.
Krok 1: Zrób natychmiast
Zadania, które są zarówno ważne, jak i pilne, powinny być zgrupowane w pierwszej ćwiartce na Twoim planie. Muszą być traktowane priorytetowo i wykonywane natychmiast. Na ogół obejmują one prace, które należy dostarczyć klientom lub które są częścią wprowadzenia nowego produktu. Planując zadania na tydzień, pamiętaj, aby wykonać te ważne i pilne zadania w ciągu pierwszych dwóch dni tygodnia, bez opóźnień.
Jakie funkcje Cliq możesz do tego wykorzystać?
1) Statusy : informują Cię na bieżąco o statusie współpracownika (Aktywny, Zajęty lub Z dala od komputera).
2) DND : Ustawiając Cliq na "Nie przeszkadzać" dajesz sygnał swoim współpracownikom, że pracujesz nad czymś ważnym i potrzebujesz maksymalnej koncentracji.
3) Zadzwoń : Rozmowa głosowa/wideo ze współpracownikami w celu omówienia, wyjaśnienia i szybszego zakończenia zadań.
4) Opcja udostępniania ekranu : udostępniaj swój ekran współpracownikom, aby omawiać zadania pokazując rzeczywiste potrzeby.
5) Tablica : Współpracuj wizualnie z członkami zespołu za pomocą opcji tablicy.
Krok 2: Zaplanuj lub zrób to później
Prace, które nie są pilne, ale muszą zostać wykonane w ciągu tygodnia, powinny być zgromadzone pod tym krokiem. Po zakończeniu zadań z ćwiartki 1, możesz przejść do tych zadań. Tak więc na początku tygodnia możesz ustawić przypomnienia, aby ukończyć zaplanowane działania w późniejszym terminie w tygodniu i użyć harmonogramów do zautomatyzowania niektórych zadań ręcznych.
Jakie funkcje Cliq możesz do tego wykorzystać?
1) Przypomnienia : Ustaw przypomnienia w Cliq i pozwól , aby Taz Bot powiadomił Cię o określonej godzinie. Dzięki temu nigdy nie przegapisz żadnych zadań.
2) Polecenia Slash : użyj polecenia/ przypomnij, aby wysłać przypomnienie.
3) Harmonogramy : pomagają zautomatyzować wszystkie rutynowe zadania.
Krok 3: Deleguj zadania innym
Krok 3: Deleguj zadania innym
Zadania określone w tym korku są nieco skomplikowane. Nie są one tak ważne jak zadania w ćwiartce 1, ale muszą być wykonane natychmiast. Są to elementy, które można i należy przekazać innym członkom zespołu. Na przykład: jeśli masz zadania przydzielone w ćwiartce 1 i 3, możesz delegować zadania z ćwiartki 3 innym członkom zespołu. Ty za to koncentrujesz się na tych wymienionych w 1 części. Delegując te zadania, upewnij się, że kierujesz je do właściwej osoby, aby zostały dobrze i terminowo wykonane.
Jakie funkcje Cliq możesz do tego wykorzystać?
1) Deleguj za pomocą @wzmianki : przydziel pracę koledze, oznaczając go na czacie.
2) Spotkania : korzystaj z funkcji spotkań audio i wideo, aby współpracować z kolegami z zespołu.
Krok 4: Tych zadań nie rób
Krok 4: Tych zadań nie rób
Jak pokazują badanie przeprowadzone przez firmę Maui Mastermind zajmującą się coachingiem biznesowym, pracownicy marnują 21,8 godzin tygodniowo, wykonując niepotrzebną pracę . Dlatego zadania w ćwiartce 4 nie są ani ważne, ani pilne, więc nie można pozwolić, aby marnowały energię i czas zespołu. Pozycje te zazwyczaj obejmują zadania nieproduktywne i zbędne. Dlatego tak ważne jest identyfikowanie elementów pracy, które do nich należą.
Stwórz produktywny zespół
Jeśli Twój zespół postępuje zgodnie z Matrycą Eisenhowera, stanie się silniejszy i bardziej produktywny. Widocznie poprawia się współpraca i terminowe wykonywanie zadań. Działa to również pozytywnie na psychikę i dobre samopoczucie grupy. Nie czekaj, tylko działaj. Więc jeśli jesteś użytkownikiem Cliq wykorzystaj go, aby pomóc w realizacji zadań w tych czterech ćwiartkach. Podziel się z nami swoja opinią!